Les factures fournisseurs s'empilent dans la boîte mail, les tickets de carte bancaire restent au fond d'une poche, et l'expert-comptable relance pour la troisième fois. Beaucoup de dirigeants de TPE font leur pré-compta le soir, ou la laissent s'accumuler jusqu'à la clôture. Selon EBP, les dirigeants passent 8 heures par semaine sur l'administratif, et la pré-comptabilité en prend une bonne part. C'est pourtant l'une des tâches qui se délèguent le mieux : elle est répétitive, elle suit des règles claires et elle se contrôle facilement. Voici ce qu'elle recouvre, qui peut la faire à votre place et pour combien.
La pré-comptabilité, concrètement
La pré-comptabilité, ou gestion pré-comptable, désigne tout le travail de préparation qui précède la tenue des comptes. Elle ne produit pas le bilan, elle le rend possible. Elle recouvre six tâches :
- La collecte et le tri des factures d'achat et de vente, des tickets et des justificatifs, au fil de l'eau.
- La saisie ou l'import dans le logiciel de l'entreprise ou l'outil partagé avec l'expert-comptable, avec une pré-imputation (catégorie de dépense, taux de TVA) que le cabinet valide.
- Le rapprochement bancaire : chaque ligne du relevé associée à sa pièce, et la liste des justificatifs manquants.
- Le suivi des notes de frais : collecte des justificatifs, contrôle, préparation du remboursement.
- La relance des impayés, selon les règles que vous avez fixées.
- La transmission à l'expert-comptable : un dossier complet, à la fréquence convenue.
Ce qui reste chez vous : la lecture de vos chiffres et les décisions qui en découlent. Fixer un prix, engager une dépense, accorder un délai à un gros client. La saisie se délègue, l'analyse non.
Ce qui reste chez l'expert-comptable : la tenue et la validation des comptes, les comptes annuels, les déclarations fiscales et le conseil. Déléguer la pré-compta ne change rien à cette répartition.
Pour situer la pré-compta parmi les autres tâches administratives, voir la liste des tâches à confier à une assistante.
Le comparatif : qui peut faire votre pré-comptabilité
Le tableau compare les solutions pour un même besoin, pris comme hypothèse : 40 heures de pré-comptabilité par mois.
| Vous-même | Assistante à Madagascar via une agence | Assistante administrative salariée | Assistante en France via une agence | Indépendante en France | |
|---|---|---|---|---|---|
| Coût | Votre temps | 9 à 12 €/h | ≈ 2 250 € par mois à temps plein | 30 à 50 €/h | 20 à 40 €/h |
| Pour 40 h par mois | 40 h de votre temps, souvent le soir | 400 à 480 € | Impossible en principe (24 h par semaine minimum) | 1 200 à 2 000 € | 800 à 1 600 € |
| Délai pour démarrer | Immédiat | Quelques jours | 2 à 4 mois de recrutement | Quelques jours | Le temps de la trouver |
| Absences et congés | La pré-compta s'arrête | Remplaçante proposée par l'agence | Payés, sans remplaçante | Remplaçante proposée par l'agence | Le travail s'arrête |
| Continuité | Repose sur vous | Assurée par l'agence | Repose sur une seule personne | Assurée par l'agence | Repose sur une seule personne |
| Volume d'heures | Ce qui reste après le reste | Ajustable chaque mois | Fixe | Ajustable chaque mois | Selon ses disponibilités |
Coût employeur calculé avec le simulateur de l'Urssaf pour une assistante administrative payée 2 000 € bruts par mois. Le minimum de 24 heures par semaine à temps partiel est celui du Code du travail, sauf accord de branche ou demande écrite de la salariée.
L'expert-comptable peut aussi se charger de la saisie, en plus de sa mission. Ses honoraires sont fixés sur devis, selon le volume de pièces. Le détail des coûts d'une assistante, salariée ou externalisée, se trouve dans l'article recruter ou externaliser une assistante.
Exemple : 40 heures par mois pour un cabinet de conseil
Prenons, à titre de simulation, le gérant d'un cabinet de conseil avec 2 salariés. Il fait sa pré-comptabilité lui-même, le soir, et estime à 40 heures par mois le temps qu'il pourrait déléguer : tri des factures, saisie, rapprochement bancaire et relances.
- Continuer seul : 40 heures par mois prises sur ses soirées ou sur le temps commercial, et des pièces qui prennent du retard dès que l'activité accélère.
- Embaucher : impossible à 40 heures. Le minimum de 24 heures par semaine l'oblige à payer environ 104 heures par mois, après 2 à 4 mois de recrutement.
- Une indépendante en France : 800 à 1 600 € par mois, à trouver et à encadrer lui-même, sans relais en cas d'absence.
- Une agence en France : 1 200 à 2 000 € par mois, sans recrutement ni absence à gérer.
- Une agence à Madagascar : 480 € par mois sans engagement (12 €/h), ou 400 € par mois avec un engagement de 3 mois (10 €/h), sans recrutement ni absence à gérer.
Pour le même travail, l'écart va de 400 à 2 000 € par mois. Avec une agence, il récupère ses soirées en quelques jours, sans devenir employeur.
Les solutions en détail
Faire sa pré-comptabilité soi-même
Un logiciel de pré-comptabilité et la synchronisation bancaire réduisent la saisie. Mais quelqu'un doit encore récupérer les pièces manquantes, vérifier les catégories et relancer les clients.
Les plus : aucun coût direct, une connaissance fine de chaque dépense.
Les limites : des heures prises sur le développement ou sur les soirées, un retard qui s'accumule dès que l'activité accélère, et des relances de l'expert-comptable. Quand l'administratif devient une corvée qu'on repousse, le sujet dépasse la pré-compta, voir phobie administrative.
Une assistante administrative salariée
Les plus : une personne sur place, intégrée à l'équipe, qui peut prendre d'autres tâches et gérer les pièces papier.
Les limites : un recrutement de 2 à 4 mois qui coûte de 5 000 à 8 000 €, environ 2 250 € par mois de coût employeur à temps plein, 24 heures par semaine minimum à temps partiel, et des congés sans remplaçante.
Une indépendante en France
D'après les tarifs affichés sur Malt, une assistante indépendante facture en général de 20 à 40 € de l'heure, les plus compétentes se situant en haut de la fourchette.
Les plus : une relation directe, de la souplesse sur le volume.
Les limites : vous la trouvez, vérifiez son niveau et l'encadrez seul. En cas d'absence ou de départ, la pré-compta s'arrête et tout est à recommencer.
L'expert-comptable
Les plus : la saisie confiée à un professionnel du chiffre, un seul interlocuteur.
Les limites : des honoraires sur devis qui montent avec le volume de pièces, et la collecte, le tri et les relances qui restent souvent chez vous. Le cabinet travaille sur ce que vous lui envoyez.
Une assistante via une agence, en France ou à Madagascar
L'agence sélectionne une assistante formée aux tâches administratives, suit la qualité de son travail et la remplace si elle s'absente. Vous fixez les règles (catégories, fréquence d'envoi, seuils de relance), elle les applique chaque semaine. Comptez 30 à 50 €/h en France et 9 à 12 €/h à Madagascar. Certaines agences, comme Ava Collab, publient leur grille : à partir de 33 €/h en France. Les missions possibles sont détaillées sur la page assistante comptabilité.
À Madagascar, les assistantes sont francophones et le décalage n'est que de 1 à 2 heures avec la France. Elles commencent leur journée avant vous : les pièces de la veille peuvent être triées et saisies quand vous ouvrez votre messagerie.
Les plus : une assistante déjà sélectionnée, un suivi par une référente, une remplaçante en cas d'absence, une pré-compta qui continue pendant les congés, un volume ajustable chaque mois.
Le conseil : choisissez une agence qui rémunère ses assistantes au-dessus des standards locaux et garantit leur paiement.
Ce que change la facturation électronique
Selon l'administration fiscale (impots.gouv.fr), toutes les entreprises doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. L'émission est obligatoire à cette même date pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire. Les PME et les microentreprises ont jusqu'au 1er septembre 2027 pour émettre leurs factures au format électronique. La transmission des données de transaction (e-reporting) suit le même calendrier.
Pour la pré-compta, le point d'entrée change : les factures fournisseurs arrivent par une plateforme agréée, et plus seulement par e-mail ou par courrier. Une partie de la saisie peut s'automatiser. Il faut toujours rapprocher chaque facture du relevé bancaire, suivre les factures en attente et relancer les clients. C'est le bon moment pour écrire vos règles, que vous les appliquiez vous-même ou que vous les confiiez.
Comment choisir selon votre situation
- Moins de 50 pièces par mois : le faire vous-même avec un logiciel peut suffire, à condition de bloquer un créneau fixe chaque semaine. Si ce créneau saute deux fois de suite, déléguez.
- Un retard accumulé à rattraper : une assistante via une agence, avec un volume plus élevé le premier mois, puis réduit une fois le dossier à jour.
- Une croissance rapide : une agence, pour ajuster le volume chaque mois sans recruter. Madagascar pour le coût, la France pour un profil expérimenté.
- Besoin de quelqu'un dans vos locaux (pièces papier, courrier) : une salariée, si le volume justifie au moins 24 heures par semaine.
Si la pré-compta n'est qu'une partie d'un besoin administratif plus large (mails, agenda, devis), voir le secrétariat externalisé.
Une pré-compta à jour change la conversation avec votre expert-comptable
Une pré-comptabilité tenue chaque semaine ne fait pas seulement gagner des soirées. Elle change la relation avec l'expert-comptable : il reçoit un dossier complet, et il peut conseiller au lieu de réclamer des pièces. Elle change aussi votre lecture de la trésorerie : chaque lundi, vous voyez ce qui est encaissé, ce qui est en retard et ce qui va sortir. Cette lecture reste votre travail. C'est elle qui vous fait décider plus tôt.
Pourquoi les dirigeants choisissent Ava Collab
Ava Collab sélectionne des assistantes virtuelles francophones, basées à Madagascar ou en France, pour les dirigeants de TPE et de PME. Une Ava est une vraie personne dédiée, pas un logiciel. Pour la pré-comptabilité, ce qui compte :
- Une sélection exigeante : moins de 8 % des candidats sont retenus, après un test technique sur des cas réels.
- Un double accompagnement inclus : un consultant en délégation reste votre interlocuteur unique, et une Référente Ava suit la qualité du travail au quotidien.
- Un remplacement sous 48 h, sans frais, si le profil ne convient pas ou s'absente. Votre pré-compta ne s'arrête pas.
- Des accès protégés : engagement de confidentialité signé avant tout accès, gestionnaire de mots de passe et double authentification.
- Un démarrage en moins d'une semaine, à partir de 20 heures par mois.
- Des tarifs publics : de 9 à 12 €/h à Madagascar et à partir de 33 €/h en France, avec ou sans engagement.
Données internes Ava Collab, septembre 2026. Le détail est sur nos tarifs et sur la page comment ça marche.
Sortez votre pré-comptabilité en premier : c'est souvent la tâche qui coûte le plus.
Déléguez vos tâches à faible valeur
Faites le point sur ce que vous pouvez confier à une assistante, et sur ce que cela vous rendrait comme temps.