- septembre 13, 2023
Les 10 tâches administratives à déléguer en premier
Ava-collab
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En tant qu’entrepreneur, vous savez à quel point il peut être difficile de gérer toutes les tâches administratives liées à votre activité.
Facturation, comptabilité, gestion des stocks, relation client…
Ces tâches sont indispensables, mais elles peuvent aussi vous faire perdre un temps précieux et vous éloigner de votre cœur de métier.
C’est pourquoi il est essentiel de savoir déléguer certaines d’entre elles à des professionnels qualifiés, qui pourront vous soulager et vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour vous.
Dans cet article, nous allons vous présenter les 10 tâches administratives à déléguer en premier, celles qui vont vous faire gagner du temps et de l’efficacité, tout en optimisant votre organisation et votre rentabilité.
Vous verrez que déléguer n’est pas une faiblesse, mais au contraire une force qui va vous aider à développer votre entreprise.
Tâche administrative 1 : La comptabilité
La comptabilité est l’une des tâches administratives les plus importantes pour une entreprise, mais aussi l’une des plus fastidieuses et des plus délicates.
Elle consiste à enregistrer, classer et analyser les opérations financières de l’entreprise, à établir les documents comptables obligatoires (bilan, compte de résultat, etc.) et à respecter les obligations fiscales et sociales.
La comptabilité demande du temps, de la rigueur et des compétences spécifiques, ce qui peut représenter un véritable casse-tête pour les entrepreneurs qui ne sont pas formés à cette discipline.
De plus, la comptabilité comporte des risques d’erreurs ou de retards qui peuvent avoir des conséquences graves sur la santé financière de l’entreprise, voire entraîner des sanctions ou des pénalités de la part de l’administration.
C’est pourquoi il est conseillé de déléguer cette tâche à un professionnel qualifié, qui saura gérer la comptabilité de l’entreprise de manière efficace et sécurisée.
Il existe deux solutions pour déléguer la comptabilité : faire appel à un expert-comptable ou à un logiciel.
Un expert-comptable est un professionnel diplômé et réglementé, qui peut prendre en charge l’intégralité de la comptabilité de l’entreprise, depuis la saisie des écritures jusqu’à la production des états financiers, en passant par le conseil et l’optimisation fiscale.
Un logiciel de comptabilité est un outil informatique qui permet de simplifier et d’automatiser certaines tâches comptables, comme la facturation, la gestion des dépenses, la déclaration de TVA, etc. Il existe des logiciels adaptés à différents besoins et budgets, qui peuvent être utilisés en complément ou en remplacement d’un expert-comptable.
Tâche administrative 2 : La gestion des emails
Il s’agit de trier, classer, répondre et archiver les messages électroniques que vous recevez chaque jour.
C’est une tâche qui peut vite devenir envahissante et stressante si vous ne la maîtrisez pas, car elle vous oblige à être constamment connecté et à réagir rapidement.
Les bénéfices d’une boîte mail organisée et à jour sont nombreux : vous gagnez du temps, vous évitez les oublis, vous réduisez le risque d’erreurs, vous améliorez votre image professionnelle et vous vous libérez l’esprit.
Pour déléguer cette tâche à un assistant virtuel ou à une application, il faut d’abord définir vos besoins, vos priorités, vos règles de classement et vos délais de réponse.
Ensuite, il faut choisir un outil adapté, comme un logiciel de gestion des emails ou une plateforme de collaboration.
Enfin, il faut former et superviser votre assistant virtuel ou configurer votre application pour qu’ils respectent vos consignes et vos attentes.
Tâche administrative 3 : La facturation
La facturation est une tâche administrative qui consiste à émettre des documents comptables attestant de la réalisation d’une prestation ou de la livraison d’un produit, et à les envoyer aux clients pour encaisser le paiement.
C’est une tâche essentielle car elle permet de garantir la rentabilité de l’activité, de respecter les obligations légales et fiscales, et de maintenir une bonne relation avec les clients.
Mais c’est aussi une tâche fastidieuse, qui demande du temps, de la rigueur et de l’organisation. Il faut en effet respecter les règles de facturation en vigueur, vérifier les données des clients, suivre les délais de paiement, relancer les impayés, etc.
Une facturation efficace et conforme est donc un enjeu majeur pour la gestion d’une entreprise, mais aussi une source de stress et de perte de temps.
Pour se libérer de cette charge, il est possible de déléguer cette tâche administrative à un logiciel ou à un service en ligne. Ces solutions permettent de simplifier et d’automatiser le processus de facturation, en offrant des fonctionnalités telles que : la création et l’envoi de devis et de factures personnalisés, le calcul automatique de la TVA, la gestion des relances, le suivi des paiements, la synchronisation avec la comptabilité, etc.
En déléguant la facturation à un logiciel ou à un service en ligne, on gagne du temps, on réduit les erreurs, on sécurise les données, et on se concentre sur son cœur de métier.
Tâche administrative 4 : La relance des impayés
La relance des impayés est une tâche administrative essentielle pour toute entreprise qui vend des produits ou des services à crédit. Elle consiste à contacter les clients qui n’ont pas réglé leurs factures dans les délais impartis, à leur rappeler leurs obligations contractuelles et à leur proposer des solutions de paiement adaptées.
C’est une tâche délicate et pénible, car elle nécessite de la diplomatie, de la fermeté et du tact. Elle peut aussi être source de stress et de frustration, surtout si les clients sont de mauvaise foi ou injoignables.
Un mauvais recouvrement des impayés peut avoir des conséquences néfastes sur la trésorerie et la réputation de l’entreprise. En effet, il peut entraîner des problèmes de trésorerie, des difficultés à payer les fournisseurs ou les salariés, des risques de litiges ou de contentieux, voire une perte de crédibilité sur le marché.
Pour éviter ces désagréments, il est possible de déléguer cette tâche à un cabinet spécialisé ou à un logiciel. Un cabinet spécialisé dispose d’une équipe d’experts en recouvrement, qui connaissent les techniques et les règles juridiques pour relancer efficacement les impayés. Il peut aussi se charger de la gestion du contentieux en cas de besoin.
Un logiciel permet quant à lui d’automatiser la relance des impayés, en envoyant des rappels personnalisés par e-mail ou par SMS aux clients en retard de paiement. Il peut aussi générer des rapports et des statistiques sur le taux de recouvrement et le délai moyen de paiement.
En déléguant la relance des impayés, l’entreprise peut se concentrer sur son cœur de métier, gagner du temps et de l’argent, et améliorer sa relation client.
Tâche administrative 5 : La gestion des réseaux sociaux
La gestion des réseaux sociaux est une tâche administrative qui peut être déléguée en premier, car elle demande du temps et de la créativité. En effet, il faut créer du contenu pertinent et attractif, interagir avec les abonnés, analyser les performances, adapter la stratégie, etc.
Or, les réseaux sociaux sont un levier essentiel pour développer la notoriété, la confiance et la fidélité de votre entreprise. Ils vous permettent de communiquer avec votre cible, de valoriser votre expertise, de générer du trafic vers votre site web, etc.
Pour déléguer cette tâche, vous pouvez faire appel à un community manager, qui sera chargé de gérer vos comptes sur les différentes plateformes (Facebook, Instagram, LinkedIn, etc.). Il ou elle pourra créer un calendrier éditorial, rédiger et publier des posts, répondre aux commentaires, animer des groupes ou des lives, etc. Vous pouvez aussi utiliser un outil qui vous aidera à planifier et à automatiser vos publications, comme Buffer, Hootsuite ou Later.
Ainsi, vous gagnerez du temps et vous optimiserez votre présence sur les réseaux sociaux.
Tâche administrative 6 : La création de contenu
Il s’agit de produire des textes, des images, des vidéos ou des podcasts pour alimenter votre site web, votre blog, vos réseaux sociaux ou vos newsletters.
La création de contenu est une tâche indispensable pour attirer et fidéliser votre audience, mais aussi pour améliorer votre visibilité sur les moteurs de recherche. Pour cela, il faut respecter les règles du SEO (Search Engine Optimization), c’est-à-dire optimiser votre contenu pour qu’il soit pertinent, original, structuré et adapté aux mots-clés recherchés par les internautes.
Un contenu de qualité et optimisé pour le référencement vous permettra de gagner en notoriété, en crédibilité et en trafic. Mais la création de contenu demande du temps, de la créativité et des compétences rédactionnelles et SEO que vous n’avez pas forcément. C’est pourquoi il peut être judicieux de déléguer cette tâche à un professionnel du web, comme un rédacteur web ou une plateforme spécialisée, ou à une assistante virtuelle. Il, ou elle, saura rédiger des contenus adaptés à votre cible, à votre secteur d’activité et à vos objectifs, tout en respectant les bonnes pratiques du SEO.
Tâche 7 : La veille concurrentielle
La veille concurrentielle consiste à surveiller les actions et les stratégies des concurrents sur le marché, afin de se positionner au mieux et de saisir les opportunités.
C’est une tâche qui requiert de la curiosité et de l’analyse, car il faut être capable de collecter, de trier et d’interpréter les informations pertinentes. Les intérêts d’une veille concurrentielle régulière et pertinente sont multiples : elle permet de connaître les forces et les faiblesses des concurrents, d’anticiper leurs mouvements, de s’inspirer de leurs bonnes pratiques, de se différencier et de se démarquer.
Il est possible de déléguer cette tâche à un consultant ou à un logiciel, qui se chargeront de réaliser la veille selon les critères définis. Ainsi, vous gagnez, non seulement, du temps et bénéficiez d’un regard extérieur et objectif sur la concurrence.
Tâche 8 : La gestion des rendez-vous
La gestion des rendez-vous est une tâche administrative qui consiste à planifier, organiser et confirmer les rencontres professionnelles ou personnelles.
C’est une tâche qui peut être source de confusion et de frustration, car elle implique de jongler avec plusieurs agendas, de tenir compte des disponibilités et des préférences de chacun, de gérer les annulations et les reports, et de communiquer efficacement avec les interlocuteurs.
Un agenda bien géré et synchronisé permet de gagner du temps, de réduire le stress, d’optimiser le travail et d’améliorer la relation client.
Pour déléguer cette tâche à un assistant virtuel ou à un logiciel, il faut définir clairement les critères de priorisation, les plages horaires, les modes de contact et les outils à utiliser. Il faut également s’assurer que l’assistant ou le logiciel dispose des accès nécessaires aux agendas concernés et qu’il respecte la confidentialité des informations.
Tâche 9 : La gestion des documents
Cette tâche consiste à organiser, classer, archiver et sécuriser les documents relatifs à l’activité de votre entreprise.
Il s’agit d’une tâche administrative, extrêmement chronophage, qui implique de l’ordre et de la rigueur, car une mauvaise gestion des documents peut avoir des conséquences graves sur la sécurité et la conformité de votre entreprise.
En effet, vous devez respecter les obligations légales en matière de conservation, de protection et de destruction des documents, ainsi que les normes de qualité et de traçabilité. De plus, vous devez pouvoir retrouver facilement les documents dont vous avez besoin, sans perdre de temps ni d’espace.
Pour déléguer cette tâche, vous pouvez faire appel à un service de stockage en ligne ou à un logiciel qui vous permettra de numériser, classer et partager vos documents en toute sécurité. Ainsi, vous gagnerez en efficacité, en productivité et en sérénité.
Tâche administrative 10 : La gestion des voyages d’affaires
La gestion des voyages d’affaires est une tâche administrative qui consiste à organiser les déplacements professionnels des collaborateurs d’une entreprise.
Elle implique de rechercher et de comparer les offres de transport, d’hébergement, de restauration et de location de voiture, en tenant compte des besoins, des préférences et du budget de chaque voyageur.
Elle suppose également de réserver et de confirmer les services choisis, de gérer les modifications et les annulations éventuelles, et de fournir un suivi et un reporting des dépenses engagées.
La gestion des voyages d’affaires est une tâche qui demande du temps, de la rigueur et de la réactivité. Elle peut avoir un impact important sur la satisfaction et la productivité des collaborateurs, ainsi que sur le respect de la politique de voyage et le contrôle des coûts de l’entreprise.
C’est pourquoi il peut être judicieux de déléguer cette tâche à un prestataire externe, qu’il s’agisse d’une agence de voyage spécialisée ou d’un logiciel dédié. En effet, ces solutions offrent des avantages tels que :
– Une optimisation des choix de voyage en fonction des critères définis par l’entreprise et les voyageurs
– Une réduction du temps passé à rechercher, réserver et gérer les voyages
– Une centralisation et une simplification des processus administratifs liés aux voyages
– Une assistance et un accompagnement personnalisés en cas d’imprévus ou de problèmes
– Une analyse et une optimisation des dépenses de voyage grâce à des outils de reporting et de suivi
Les 10 tâches administratives à déléguer en premier
Vous avez découvert les 10 tâches administratives à déléguer en premier pour gagner du temps, de l’argent et de la sérénité.
En confiant ces tâches à un professionnel qualifié, vous pourrez vous concentrer sur votre cœur de métier, votre stratégie et votre développement.
Vous bénéficierez également d’un regard extérieur, d’une expertise et d’une flexibilité.
Alors n’attendez plus, passez à l’action et déléguez !
Et vous, quelles sont les tâches administratives que vous déléguez ou que vous aimeriez déléguer ?
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