Les 11 outils pour gagner du temps quand on est entrepreneur
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Quand on est entrepreneur, le temps est une ressource précieuse et limitée. Il faut savoir le gérer efficacement pour optimiser sa productivité, sa rentabilité et son bien-être. Mais comment faire pour gagner du temps face à la multitude de tâches à accomplir, aux imprévus, aux sollicitations diverses ?
Heureusement, il existe des outils qui peuvent vous aider à gagner du temps au quotidien, en automatisant certaines actions, en simplifiant votre organisation, en facilitant votre communication ou en stimulant votre créativité.
Voici une sélection de 10 outils indispensables pour gagner du temps quand on est entrepreneur.
1. Outils de gestion pour vos projets
Un outil de gestion de projet est essentiel pour planifier, suivre et coordonner les différentes étapes d’un projet, qu’il s’agisse de créer un produit, de lancer un service ou de développer son entreprise. Il permet de définir les objectifs, les tâches, les responsabilités, les échéances, les budgets et les indicateurs de performance. Il facilite également la collaboration entre les membres de l’équipe, les partenaires ou les clients, en offrant un espace de travail partagé, des fonctionnalités de communication et des systèmes d’alerte.
Il existe de nombreux outils de gestion de projet sur le marché, adaptés à différents besoins et budgets. Parmi les plus populaires, nous avons sélectionné les plus pertinents :
– Trello : un outil simple et intuitif qui utilise le principe du kanban, c’est-à-dire la représentation visuelle des tâches sous forme de cartes que l’on peut déplacer sur un tableau selon leur avancement. Trello est gratuit pour un usage basique et propose des options payantes pour ajouter des fonctionnalités avancées.
– Asana : un outil complet et personnalisable qui permet de gérer des projets complexes avec des vues différentes (liste, calendrier, chronologie, tableau). Asana offre également des modèles prêts à l’emploi pour différents types de projets (marketing, vente, développement…). Asana est gratuit jusqu’à 15 utilisateurs et propose des formules payantes pour accéder à plus d’options.
– Monday : un outil puissant et flexible qui permet de créer des tableaux de bord personnalisés avec des colonnes adaptées à chaque projet (statut, priorité, date limite, budget…). Monday intègre également des fonctionnalités d’automatisation, de reporting et d’intelligence artificielle. Monday est payant à partir de 8 euros par utilisateur et par mois.
2. Outils de prise de notes
Un outil de prise de notes est indispensable pour capturer vos idées, vos informations ou vos inspirations à tout moment et sur n’importe quel support. Il vous permet également de retrouver facilement vos notes grâce à un système de classement par catégories, étiquettes ou mots-clés. Il vous aide enfin à structurer vos notes en utilisant des formats variés (texte, image, audio, vidéo…) ou des modèles prédéfinis (liste, mind map, canvas…).
Parmi les outils de prise de notes les plus utilisés par les entrepreneurs, on peut mentionner :
– Evernote : un outil polyvalent qui permet de créer des notes sous différentes formes (texte enrichi, photo, dessin, enregistrement vocal…) et de les synchroniser sur tous vos appareils. Evernote dispose également d’un moteur de recherche performant et d’une fonctionnalité de scan qui transforme vos documents papier en fichiers numériques. Evernote est gratuit jusqu’à 60 Mo par mois et propose des offres payantes pour augmenter la capacité de stockage et le nombre d’appareils connectés.
– OneNote : un outil intégré à la suite Microsoft Office qui permet de créer des notes sous forme de blocs-notes virtuels avec des sections et des pages. OneNote offre la possibilité d’ajouter du texte, des images, des fichiers ou des liens web à vos notes. OneNote est gratuit pour un usage personnel.
3. Outils pour centraliser vos mots de passe
Vous aussi, vous trouvez que vous perdez du temps à chercher vos mots de passe ? Laissez-nous vous parler de nos trouvailles:
– LastPass est un outil qui vous permet de centraliser vos mots de passe de manière sécurisée. Vous n’avez plus besoin de les mémoriser ou de les noter quelque part. LastPass les enregistre dans un coffre-fort chiffré et les remplit automatiquement lorsque vous vous connectez à un site ou à une application. Vous pouvez également créer des mots de passe forts et uniques grâce au générateur intégré. Un indispensable qui vous fait gagner du temps et vous protège contre le piratage.
– Dashlane est un outil qui vous permet de gérer vos mots de passe en toute sécurité. Il vous évite de les oublier, de les réutiliser ou de les taper à chaque fois que vous vous connectez à un site. Avec Dashlane, vous pouvez créer des mots de passe forts et uniques pour chaque compte, et les remplir automatiquement avec un simple clic. Dashlane vous fait gagner du temps et vous protège des risques de piratage.
Les outils de centralisation de mots de passe sont des applications ou des extensions qui permettent de stocker et de gérer tous vos identifiants et mots de passe en un seul endroit. Le tout sur des supports peu sécurisés.
– Vous n’avez plus besoin de saisir manuellement vos identifiants et mots de passe à chaque fois que vous vous connectez à un site ou à un service. L’outil les remplit automatiquement pour vous.
– Vous pouvez créer des mots de passe complexes et uniques pour chaque compte, sans avoir à les retenir. Ceci vous protège contre le piratage et le vol d’identité.
– Vous pouvez accéder à vos mots de passe depuis n’importe quel appareil, grâce à la synchronisation dans le cloud. Vous n’avez plus à vous soucier de la perte de vos mots de passe.
– Vous pouvez partager facilement vos mots de passe avec des personnes sans avoir à réellement divulguer vos précieux sésames.
Les outils de centralisation de mots de passe sont donc des alliés indispensable pour gagner du temps et sécuriser vos données personnelles.
4. Outil qui automatise vos actions répétitives
– Zapier : un outil qui vous permet de connecter entre eux différents services en ligne et d’automatiser des actions répétitives. Par exemple, vous pouvez envoyer automatiquement un email à un nouveau client qui s’inscrit sur votre site, ajouter un contact dans votre CRM à partir d’un formulaire Google Forms, publier sur les réseaux sociaux à partir d’un article de blog, etc. Zapier vous fait gagner du temps en évitant de passer d’une plateforme à l’autre et en réduisant les erreurs humaines.
5. Outil de prise de rendez-vous automatique
– Calendly c’est un outil qui vous permet de planifier des rendez-vous sans échanger des dizaines d’emails. Vous pouvez créer un lien personnalisé avec vos disponibilités et le partager avec vos interlocuteurs. Ils peuvent alors choisir le créneau qui leur convient le mieux et confirmer le rendez-vous. Calendly s’intègre avec votre agenda (Google Calendar, Outlook, etc.) et envoie des rappels automatiques par email ou SMS. Calendly vous fait gagner du temps en simplifiant la prise de rendez-vous.
6. Outil d’aide au marketing
– Canva est un outil qui vous permet de créer des visuels professionnels sans avoir besoin de compétences en graphisme. Vous pouvez choisir parmi des milliers de modèles prêts à l’emploi ou partir de zéro pour réaliser des logos, des flyers, des affiches. Vous avez tout à porter de main pour faire toute sorte de visuels et de supports en quelques clics rapides. La prise en main est très facile !
7. Outil d’organisation de votre agenda
– Google Agenda est un agenda en ligne qui vous permet de planifier vos rendez-vous, vos réunions, vos événements… Vous pouvez créer plusieurs agendas selon vos besoins (personnel, professionnel, familial…), les synchroniser avec votre smartphone ou votre tablette, les partager avec d’autres personnes et les intégrer à d’autres services comme Gmail ou Google Meet. Google Agenda vous permet également de créer des rappels, des notifications, des invitations… C’est un outil simple et pratique pour gérer votre emploi du temps et ne rien oublier.
8. Outil d’aide à la performance
– RescueTime est une application qui mesure le temps que vous passez sur votre ordinateur ou votre smartphone. Elle analyse les applications que vous utilisez, les sites web que vous visitez, les documents que vous ouvrez… Elle vous fournit ensuite un rapport détaillé sur votre activité, votre productivité et vos distractions. Vous pouvez ainsi identifier les sources de perte de temps, fixer des objectifs, bloquer certains sites ou applications… RescueTime vous aide à prendre conscience de votre utilisation du temps et à l’améliorer.
9. Outil de gestion d’entreprise
– Odoo est une suite d’applications modulaires qui couvrent tous les aspects de la gestion d’entreprise: comptabilité, ventes, marketing, ressources humaines, production, etc. Odoo vous permet de centraliser toutes vos données et vos processus dans une seule plateforme, ce qui vous fait gagner du temps et de l’argent. Odoo est facile à installer, à personnaliser et à utiliser. Vous pouvez choisir les modules dont vous avez besoin et les adapter à votre secteur d’activité. Odoo est également compatible avec les principaux systèmes d’exploitation et les navigateurs web. Avec Avec cet outil, vous bénéficier d’un logiciel de gestion performant et évolutif pour votre entreprise.
10. Outil pour votre bien-être
– Zenify : Eh oui parce que gagner du temps ne se fait pas au détriment de votre bien-être, et de nombreuses études prouvent le contraire ! C’est une application qui vous propose des exercices de méditation et de relaxation adaptés à votre profil et à vos besoins. Zenify vous permet de prendre des pauses régulières dans votre journée de travail, de réduire votre stress et d’améliorer votre concentration. Avec Zenify, vous pouvez aussi suivre vos progrès et partager vos expériences avec une communauté d’entrepreneurs comme vous. Zenify est un outil simple et efficace pour vous aider à trouver l’équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle.
11. Outil Multi-tâche
Déléguer à une assistante virtuelle est un véritable outil pour gagner du temps dans son entreprise. En effet, une assistante virtuelle peut prendre en charge des tâches administratives, commerciales ou techniques qui ne nécessitent pas de présence physique. En bref, toutes ces tâches que l’on ne peut automatiser, et pour lesquelles nous avons encore besoin de l’humain !
Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier et vos objectifs stratégiques. Une assistante virtuelle vous apporte également de la flexibilité, de la réactivité et de la qualité. Vous pouvez choisir les missions que vous souhaitez lui confiez en fonction de vos besoins et de votre budget, et AVA Collab s’occupe du reste pour vous ! Vous bénéficiez d’un service professionnel sans avoir à recruter ni à former un salarié. En déléguant à une assistante virtuelle, vous optimisez votre temps et votre productivité.
Les outils indispensables pour gagner du temps quand on est entrepreneur
Vous venez de découvrir les 11 outils indispensables pour gagner du temps quand on est entrepreneur ?
Vous avez découvert comment optimiser votre gestion de projet, votre communication, votre comptabilité, votre marketing et votre veille grâce à des applications performantes et adaptées à vos besoins ? Vous êtes prêt à passer à l’action et à booster votre productivité ?
Si vous avez répondu oui à ces questions, félicitations ! Vous avez fait le premier pas vers une meilleure organisation de votre activité. Mais ce n’est pas tout. Il vous reste encore un élément essentiel pour réussir : votre état d’esprit.
En effet, les outils ne sont pas suffisants si vous n’avez pas la motivation, la discipline et la confiance en vous nécessaires pour mener à bien vos projets. Il faut aussi savoir définir vos priorités, gérer votre stress, déléguer certaines tâches et apprendre de vos erreurs.
C’est pourquoi nous vous proposons de vous accompagner dans cette réflexion en prenant rendez-vous directement avec nos conseillers et faire le point sur les tâches que vous avez besoin de déléguer.
En bref, vous recherchez un assistant ou une assistante virtuelle fiable pour vous aider à développer votre entreprise ?
Vous êtes à la bonne adresse. Laissez AVA Collab, la plateforme de mise en relation entre les professionnels et les assistants en lignes performants, afin de répondre au mieux à vos besoins spécifiques. Faites le point sur les compétences souhaitées et disposez d’un retour avec proposition de profils ciblés sous 72h.
Nous vous présenterons vos potentiels assistants virtuels aux compétences adaptées à vos demandes.
Il est nécessaire de bien déléguer pour que vous puissiez faire ce qui est important !
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