- février 24, 2023
Assistants et assistantes virtuels, leurs 20 compétences clés !
Ava-collab
Cet article vous plait ? Pensez à le partager !
En tant que télétravailleur, les assistants en ligne jouent un rôle important dans la réussite de votre projet. Donc, dans le développement de vos activités génératrices de revenus. Lorsqu’il s’agit de confier les affaires de votre entreprise à un nouveau collaborateur, il convient de s’assurer que cette personne possède les compétences nécessaires pour mener à bien les tâches qui lui sont confiées avec professionnalisme.
Par conséquent, il est important de faire le maximum pour faciliter une collaboration fluide et continue. Comme pour le processus d’embauche traditionnelle, celle d’une assistante virtuelle nécessite non seulement de tenir compte de ses compétences techniques, mais également de ses qualités uniques.
Quelles sont les grandes compétences, et surtout, celles qui selon nous sont essentielles, pour un bon assistant virtuel ?
Formation
Un assistant virtuel est une personne qui agit comme secrétaire ou conseiller dans divers domaines.
Afin de pouvoir fournir tous les services qui peuvent être confiés à un assistant, selon vos besoins, ce dernier ou cette dernière doit justifier d’une formation ou, à défaut, d’une expérience réussie dans ce domaine d’activité.
Flexibilité des horaires
Le métier d’assistant virtuel est tourné vers l’international. Il n’est pas rare que les employés se trouvent dans des fuseaux horaires différents et/ou voyagent fréquemment.
Un bon assistant virtuel devra être en mesure de s’adapter, au moins en partie, et en fonction de vos besoins, à certains horaires si cela est nécessaire à l’activité.
Du temps et des compétences au service des besoins de son client
Dans la mesure du possible, les assistants virtuels doivent être disposés à adapter leur rythme de travail et les compétences mises à disposition en fonction des nécessités.
Disponibilité
Dans la même logique, être dans différents pays signifie souvent qu’ils n’ont pas les mêmes vacances. Dans ce cas, les deux parties devront trouver un moyen de définir la date de disponibilité. De plus, avoir accès à un assistant virtuel pendant les heures de travail est essentiel. Cela optimise la collaboration à distance.
Sens de l’organisation
Comme elle doit souvent travailler à domicile, l’assistante en ligne peut être submergée par la désorganisation. Par conséquent, elle doit être en mesure de bien planifier son travail et de créer un milieu de travail qui la rend productive.
Capacité d’écoute
Lorsque l’on travaille à distance, la bonne communication est une priorité absolue avec vos collaborateurs. Bien écouter est une excellente base pour accomplir vos tâches. En effet, si l’assistant ne prête pas attention aux directives de travail, il y a un risque que les instructions soient mal interprétées. Et chaque mauvaise interprétation pourrait alors coûter de l’argent à votre entreprise. Une bonne compréhension en revanche, ou au moins une personne qui saura vous poser les bonnes questions si elle ressent de l’incompréhension, est une qualité primordiale qui vous fera gagner du temps et donc de l’argent.
Mise en place d’un suivi d’activité
Bien sûr, pouvoir suivre l’avancement d’un projet est important, pour ne pas dire primordial. À vous ou à votre assistant de mettre en place des outils de suivis afin que vous ayez accès à des rapports réguliers sur l’activité et les tâches effectuées. Il sera plus facile de suivre la progression et d’ajuster les stratégies en fonction des points d’amélioration mis en place.
Discrétion et confidentialité
Dans le cadre de leur mission, les assistantes virtuelles peuvent être amenées à traiter des données sensibles de votre entreprise. Pour votre réputation et celle de votre entreprise. Il est nécessaire que cette personne respecte cette confidentialité. Au fur et à mesure de la collaboration avec votre assistante, vous pourrez arbitrer et lui donner de plus en plus d’accès aux informations.
Matériel de travail adapté
Tout bon assistant en ligne qui se respecte se doit d’avoir des compétences, mais également des outils et de les maitriser.
Des supports de communication de qualité :
En effet, toutes les correspondances se font à distance. Disposer de matériel de communication en bon état de marche, en l’occurrence un ordinateur pour permettre la multitude des tâches qu’on lui connait, sera le B-A-BA de l’assistant virtuel.
Vous pourrez ainsi organiser des réunions à distance, partager votre écran, naviguer sur le Web, et bien plus encore selon les outils maitrisés par votre collaborateur, et/ou sa capacité d’apprentissage.
Cela nécessite, en outre, une bonne connexion Internet.
L’assistante que vous avez choisi doit disposer d’un moyen de communication pour être joints à tout moment. Cela vous permettra également d’envoyer des informations par SMS, Viber ou Whatsapp en dehors des heures normales de travail. De plus, vous pouvez attribuer une ligne téléphonique à votre assistant si la fonctionnalité de l’assistant l’exige.
Outils de télétravail
Cela tombe sous le sens du fait de sa mission, mais disons-le quand même, votre assistante puisqu’elle est à distance, se devra de savoir utiliser tous les outils de télétravail. Dans cette même logique, il sera primordial que vous sachiez également en user et en abuser. Au minimum, vous devez savoir utiliser les outils de communication en ligne, les outils de partage d’écran et de fichiers et les outils de stockage de données.
Outils de délégation de tâches
L’un des points forts d’un bon Assistant virtuel, c’est sa capacité à gagner en autonomie dans sa prise en charge des tâches qui lui sont déléguées. Les outils de délégation de tâches seront un atout non négligeable pour un gain d’efficacité dans votre collaboration. Ce point, même s’il n’est pas mis en place dès le début avec votre assistante, sera important à envisager rapidement afin de vous permettre de déléguer plus facilement, mais aussi de permettre à d’autres acteurs de votre société de déléguer directement à l’assistante en ligne.
Compétences d’assistant virtuel selon la spécialisation
Faites le point en amont, demandez-vous de quelles compétences spécifiques vous pouvez avoir besoin pour gagner en temps et en efficacité.
Pour vous aider, voici quelques exemples :
Gestionnaire de communauté :
Dans ce cas, votre assistant dédié, doit maîtriser les disciplines pertinentes des réseaux sociaux et des plateformes afin de connaître les indicateurs clés de performance et être en mesure de définir des stratégies efficaces. Elle doit modérer et participer aux discussions, il est donc important qu’elle ait de bonnes compétences interpersonnelles et qu’elle soit résiliente.
Secrétariat à distance
Si l’une des tâches de votre assistante est secrétaire téléphonique, ou expert en administration et organisation. Sa connaissance des outils tels que Microsoft Office ou encore Google Sheet est rudimentaire dans son travail, tout comme ses qualités rédactionnelles et interpersonnelles.
Assistant comptable en ligne
Ici, avant tout, votre assistante doit avoir une connaissance opérationnelle des principes comptables. Deuxièmement, une bonne organisation, car son travail consiste à faire le tri nécessaire, hiérarchiser les travaux, créer des plans de paiement, gérer les impôts, aider à la préparation des bilans et des comptes de résultat, etc. Une compétence, voire une expérience significative, est conseillée sur ce point.
Assistante en recrutement
Dans son travail, l’assistante est obligée de recruter du personnel. Pour ce faire, elle maîtrise les réseaux sociaux tels que LinkedIn et devrait être capable d’effectuer des recherches aussi bien sur le web que sur les réseaux sociaux. Elle doit également être capable de mener des entretiens et de créer des rapports hiérarchiques.
Assistante Webmarketing
Avant tout, pour pouvoir créer une stratégie de web marketing ciblée, vous devez maîtriser la navigation naturelle sur internet et être familiarisé avec les outils d’optimisation de sites web. De plus, la facilité de création et d’organisation de contenu est une compétence essentielle.
Rédaction web, copywriting… Le sens commercial pourra être un critère important ou différenciant, pour convertir les prospects en clients.
Spécialiste du montage vidéo
Les éditeurs vidéo doivent maîtriser le son, le montage, les logiciels de post-production et les plateformes comme Youtube pour faire le travail. Le cœur de son métier est de savoir respecter les storyboards fixés par le client, et le monteur doit être minutieux, faire preuve de concentration et de mémoire visuelle.
Éditeur Web
Évidemment, ce sujet demande des qualités rédactionnelles irréprochables.
Maîtrise de la grammaire et connaissance des structures de caractères à des fins administratives ou de communication. De plus, pour les services à vocation commerciale, il est indispensable que les assistants aient des connaissances en optimisation SEO.
Traducteur ou transcripteur
La traduction et transcription est un domaine qui demande beaucoup de soin, un bon sens du contexte et beaucoup de rigueur. Ajoutez à cela des compétences d’édition impeccables et vous avez l’assistante en traduction idéale !
Assistant virtuel polyvalent
Ceux qui se qualifient pour ce titre se distinguent justement par leur polyvalence.
Télésecrétariat, compétences rédactionnelles générales, connaissance de la gestion de compte YouTube et des réseaux sociaux, connaissances en comptabilité ou en facturation…Bref, un assistant ou une assistante à qui vous pouvez déléguer en toute confiance et sans réfléchir. Ce type assistance demande un peu plus de temps dans la mise en place de la collaboration et se construit durablement. Cependant, lorsque vous la trouvez, vous ne pourrez plus vous en passer !
En bref, vous recherchez un assistant virtuel fiable pour vous aider à développer votre entreprise, vous êtes à la bonne adresse. Laissez AVA Collab, la plateforme de mise en relation entre les professionnels et les assistants en lignes performants, afin de répondre au mieux à vos besoins spécifiques. Faites le point sur les compétences souhaitées et disposez d’un retour avec proposition de profils ciblés sous 72h.
Nous vous présenterons vos potentiels assistants virtuels aux compétences adaptées à vos demandes.
Il est nécessaire de bien déléguer pour que vous puissiez faire ce qui est important !
AVA-Collab est un service de mise en relation de prestataires indépendants.
Partagez-nous vos besoins, nous vous proposons le meilleur profil en 72h avec des offres adaptées (entre 1h à 8h par jour) pour moins de 10€ de l’heure.
