- août 31, 2023
Déléguer pour la 1ʳᵉ fois,
Les 10 conseils pour réussir !
Ava-collab
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La délégation est une compétence essentielle pour tout manager qui souhaite optimiser son temps, développer son équipe et atteindre ses objectifs.
Mais déléguer pour la première fois n’est pas toujours facile et parfois peu intuitif.
Comment choisir les bonnes tâches à déléguer ?
Comment s’assurer que le travail sera bien fait ?
Comment éviter de perdre le contrôle ou de se sentir coupable ?
Autant de questions qui peuvent freiner la mise en place d’une délégation efficace. Heureusement, il existe des conseils pratiques pour vous aider à déléguer pour la première fois en toute confiance et en toute sérénité. Dans cet article, nous vous présentons les 10 conseils à connaitre pour réussir votre première délégation et en tirer tous les bénéfices.
Conseil n°1 : Définir clairement les objectifs et les attentes
Quand vous déléguez une tâche, vous devez être précis sur ce que vous attendez du délégataire.
Quel est le résultat attendu ?
Quels sont les critères de réussite ?
Quels sont les délais, le budget, les ressources disponibles ?
Pour vous aider à formuler des objectifs clairs et mesurables, vous pouvez utiliser la méthode SMART, qui signifie : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel.
Par exemple, au lieu de dire “Rédige un rapport sur le projet XX”, vous pouvez dire “Rédige un rapport de 10 pages sur le projet XX, en présentant les objectifs, les résultats, les difficultés rencontrées et les recommandations pour la suite. Le rapport doit être envoyé par mail au chef de projet avant le 15 septembre.”
En plus des objectifs, vous devez aussi communiquer les attentes en termes de qualité, de délai, de budget, etc.
Par exemple, vous pouvez préciser le niveau de détail souhaité, le format du document, les sources à utiliser, les personnes à consulter, etc. Vous devez également indiquer comment vous allez évaluer le travail du délégataire et quels sont les indicateurs de performance.
Vous pouvez dire “Le rapport sera évalué selon les critères suivants : respect du cahier des charges, clarté de l’expression, pertinence de l’analyse, originalité des propositions.”
Enfin, vous devez vous assurer que le délégataire a bien compris ce que vous attendez de lui. Pour cela, vous pouvez lui demander de reformuler les objectifs et les attentes avec ses propres mots, ou de vous faire un résumé écrit.
Vous pouvez aussi lui poser des questions pour vérifier sa compréhension et lever d’éventuelles ambiguïtés.
Vous pourriez lui demander “Quels sont les points essentiels à aborder dans le rapport ? Quelles sont les sources que tu vas utiliser ? Quand vas-tu me faire un point d’avancement ?”
En résumé, pour réussir votre délégation, il est essentiel de définir clairement les objectifs et les attentes. Cela permet au délégataire de savoir ce que vous attendez de lui et comment il sera évalué. Cela évitera également les malentendus et les frustrations.
Conseil n°2 : Choisir la bonne personne
Un des aspects les plus importants de la délégation est de choisir la bonne personne à qui confier une tâche ou un projet. Il ne suffit pas de se débarrasser d’une charge de travail, il faut s’assurer que le délégataire dispose des compétences, de la motivation et de la disponibilité nécessaires pour mener à bien sa mission.
Comment faire le bon choix ?
Voici quelques-uns des critères à prendre en compte et des exemples de questions à poser pour évaluer le profil du candidat.
Les compétences
Il faut que le délégataire maîtrise les savoir-faire techniques et les connaissances théoriques requis pour la tâche à accomplir. Il faut aussi qu’il ait les capacités relationnelles, organisationnelles et créatives adaptées au contexte.
Par exemple, si vous déléguez la rédaction d’un rapport, vous pouvez vérifier que le délégataire sait rédiger clairement, structurer son propos, utiliser les sources pertinentes, etc. Vous pouvez lui demander de vous montrer des exemples de rapports qu’il a rédigés ou de vous expliquer comment il procéderait pour rédiger le vôtre.
La motivation
Il faut que le délégataire soit intéressé par la tâche ou le projet à réaliser, qu’il y voie un intérêt personnel ou professionnel, qu’il soit prêt à s’investir et à se former si besoin. Il faut aussi qu’il soit en accord avec les objectifs, les valeurs et la culture de l’organisation.
Par exemple, si vous déléguez la gestion d’un événement, vous pouvez vérifier que le délégataire aime organiser des événements, qu’il connaît le public cible, qu’il partage la vision et la mission de l’organisation, etc. Vous pouvez lui demander ce qui l’attire dans ce type de mission, ce qu’il espère en retirer, comment il se situe par rapport à l’organisation, etc.
La disponibilité
Il faut que le délégataire ait du temps et des ressources suffisants pour assumer la tâche ou le projet qui lui est confié, qu’il n’ait pas d’autres engagements ou priorités qui entreraient en conflit, qu’il soit capable de respecter les délais et les contraintes imposés.
Il faut aussi qu’il soit joignable et réactif en cas de besoin.
Par exemple, si vous déléguez la création d’un site web, vous pouvez vérifier que le délégataire a les outils et les compétences nécessaires pour créer un site web, qu’il n’a pas d’autres projets en cours qui l’empêcheraient de se consacrer au vôtre, qu’il peut respecter le calendrier et le budget prévus, etc. Vous pouvez lui demander quel est son planning actuel, comment il gère son temps et ses ressources, comment il communique avec ses clients ou ses collaborateurs, etc.
Conseil n°3 : Adapter son style de management
L’un des aspects essentiels de la délégation est de savoir adapter son style de management en fonction de la situation. Il existe plusieurs styles de management, qui se caractérisent par le degré d’implication du manager dans la définition des objectifs, la prise de décision, le contrôle et le soutien.
Parmi les principaux styles, on peut distinguer :
Le style directif
Le manager fixe les objectifs, les moyens et les délais, et contrôle étroitement le travail du délégataire. Il donne des instructions précises et attend qu’elles soient suivies à la lettre. Ce style convient aux tâches simples et urgentes, ou aux délégataires débutants ou peu autonomes.
Le style participatif
Le manager associe le délégataire à la définition des objectifs, des moyens et des délais, et lui laisse une certaine marge de manoeuvre dans la réalisation du travail. Il sollicite son avis, l’encourage et le félicite. Ce style convient aux tâches complexes et importantes, ou aux délégataires compétents et motivés.
Le style délégatif
Le manager confie au délégataire la responsabilité totale du travail, en lui laissant la liberté de choisir les objectifs, les moyens et les délais. Il se contente de valider les résultats et de fournir un appui si nécessaire. Ce style convient aux tâches routinières et peu urgentes, ou aux délégataires experts et autonomes.
Il est important de savoir adapter son style de management en fonction du niveau d’autonomie et de responsabilité du délégataire, et du degré de complexité et d’urgence de la tâche.
Un style trop directif peut être perçu comme infantilisant ou autoritaire, et nuire à la motivation et à la créativité du délégataire.
Un style trop participatif peut être perçu comme hésitant ou indécis, et entraîner une perte de temps ou une confusion des rôles.
Un style trop délégatif peut être perçu comme désintéressé ou laxiste, et favoriser le relâchement ou l’isolement du délégataire.
Il faut donc trouver le juste équilibre entre contrôle et confiance, directive et dialogue, soutien et autonomie.
Conseil n°4 : Fournir les ressources et le soutien nécessaires
Lorsque vous déléguez une tâche ou un projet à quelqu’un, vous ne lui confiez pas seulement la responsabilité du résultat, mais aussi les moyens de l’atteindre.
Il est donc essentiel de fournir au délégataire les ressources et le soutien nécessaires pour qu’il puisse mener à bien sa mission.
Les ressources peuvent être de différentes natures : matérielles (équipements, logiciels, documents, etc.), financières (budget, frais, rémunération, etc.), humaines (collaborateurs, partenaires, experts, etc.).
Le soutien peut prendre la forme de formation (pour acquérir les compétences requises), de coaching (pour accompagner le délégataire dans sa prise de décision et sa résolution de problèmes), de feedback (pour lui donner des retours constructifs sur son travail et ses progrès), etc.
En fournissant les ressources et le soutien nécessaires au délégataire, vous lui montrez que vous lui faites confiance, que vous le valorisez et que vous l’aidez à se développer.
Conseil n°5 : Fixer les points de contrôle réguliers
Lorsque vous déléguez, il faut s’assurer que le travail délégué est réalisé dans les délais et selon les normes de qualité attendues.
Pour cela, il est indispensable de fixer des points de contrôle réguliers avec la personne à qui vous avez délégué une tâche ou un projet.
Ces points de contrôle vous permettent de vérifier l’état d’avancement du travail, de donner du feedback, de résoudre les problèmes éventuels et de réajuster le plan d’action si nécessaire.
Il est important de définir à l’avance comment et quand vous allez faire le suivi du travail délégué, quels sont les indicateurs de performance que vous allez utiliser pour évaluer les résultats, comment vous allez mesurer les écarts par rapport aux objectifs fixés et comment vous allez apporter les corrections nécessaires.
Ces éléments doivent être clairs et partagés avec la personne à qui vous déléguez, afin qu’elle sache ce que vous attendez d’elle et comment vous allez l’évaluer.
Ainsi, vous évitez les malentendus, les frustrations et anticipez les conflits potentiels.
Conseil n°6 : Faire confiance et lâcher prise
Bien souvent, le plus difficile dans la délégation est de faire confiance à la personne à qui vous confiez une tâche ou un projet.
Il est tentant de vouloir tout contrôler, de vérifier chaque étape, de donner des instructions précises et de corriger les moindres erreurs.
Mais ce comportement est contre-productif et nuisible à la relation de confiance que vous devez établir avec votre délégataire.
En effet, en agissant ainsi, vous lui montrez que vous ne croyez pas en ses capacités, que vous ne respectez pas son autonomie et sa créativité, et que vous ne lui faites pas confiance. Vous risquez alors de le démotiver, de le frustrer, de le stresser et de le décourager.
Au lieu de cela, vous devez apprendre à lâcher prise, à accepter que les choses ne se fassent pas exactement comme vous le feriez, à tolérer les erreurs et les imprévus, et à gérer votre propre stress lié à la délégation.
Faire confiance et lâcher prise, c’est reconnaître la valeur et le potentiel de votre délégataire, lui donner de l’espace et du soutien, le laisser s’exprimer et s’épanouir, et lui témoigner votre reconnaissance et votre satisfaction.
Conseil n°7 : Encourager et valoriser le travail accompli
Déléguer ne signifie pas se débarrasser d’une tâche ou se désintéresser du résultat.
Au contraire, il faut accompagner le délégataire tout au long du processus, lui donner du feedback régulier, et surtout lui exprimer de la gratitude et de l’appréciation pour son travail.
Cela permet de créer un climat de confiance mutuelle, de stimuler l’engagement et la performance du délégataire, et de renforcer son sentiment d’appartenance et sa loyauté envers le délégant.
De plus, en reconnaissant les mérites du délégataire, on lui donne envie de progresser, de se former, et de prendre des initiatives. On favorise ainsi son autonomie et sa responsabilisation, qui sont des qualités essentielles pour un bon délégataire.
Conseil n°8 : Donner un feedback constructif
Le feedback constructif est essentiel pour renforcer la confiance et la motivation du délégataire, ainsi que pour l’aider à progresser dans ses compétences.
Il s’agit de lui faire part de ce qu’il a bien fait, de ce qu’il peut améliorer, et de ce qu’il doit continuer à faire.
Pour cela, il faut utiliser la méthode du sandwich, qui consiste à commencer et à terminer par un aspect positif, et à insérer entre les deux un aspect négatif.
Par exemple : “Tu as fait un excellent travail sur le rapport, tu as respecté les délais et tu as su synthétiser les informations pertinentes. En revanche, tu aurais pu mieux structurer ta présentation, en utilisant des titres, des sous-titres et des transitions. Je te conseille de regarder ce tutoriel sur comment faire une présentation efficace. Mais dans l’ensemble, je suis très satisfait de ton travail, tu as montré de l’initiative et de la rigueur.”
Le feedback doit être précis, objectif et bienveillant, c’est-à-dire qu’il doit se baser sur des faits observables, qu’il doit éviter les jugements de valeur ou les critiques personnelles, et qu’il doit exprimer de la reconnaissance et du soutien.
Il faut également proposer des pistes d’amélioration au délégataire, en lui donnant des conseils, des ressources ou des exemples.
Ainsi, le feedback constructif permet de valoriser le délégataire, de lui faire prendre conscience de ses axes d’amélioration, et de l’encourager à se perfectionner.
Conseil n°9 : Gérer les conflits et les difficultés
La délégation n’est pas toujours un processus facile et sans accroc.
Il peut arriver que des conflits ou des difficultés surgissent entre le délégant et le délégué, ou entre le délégué et les autres parties prenantes du projet.
Ces situations peuvent être sources de stress, de frustration, de perte de confiance ou de motivation, et nuire à la qualité du travail accompli. Il est donc important d’anticiper les sources potentielles de conflits ou de difficultés liées à la délégation, et de donner des conseils pour les prévenir ou les résoudre de manière constructive et respectueuse.
Voici quelques exemples de sources potentielles de conflits ou de difficultés liées à la délégation :
– Une incompréhension sur le périmètre, les objectifs, les modalités ou les critères d’évaluation de la tâche déléguée.
– Un désaccord sur la manière de réaliser la tâche déléguée, sur les ressources à mobiliser, sur le calendrier à respecter, ou sur le niveau d’autonomie accordé au délégué.
– Un retard dans la réalisation ou la livraison de la tâche déléguée, dû à des imprévus, à une mauvaise organisation, à un manque de compétences ou à une surcharge de travail du délégué.
– Une erreur dans la réalisation ou la livraison de la tâche déléguée, dûe à une négligence, à une incompréhension, à un manque d’expérience ou à une mauvaise communication du délégué.
– Une insatisfaction du client, du supérieur hiérarchique, des collègues ou des partenaires externes par rapport au résultat de la tâche déléguée, dûe à un manque de qualité, de conformité, de pertinence ou d’innovation du travail du délégué.
Pour prévenir ces sources potentielles de conflits ou de difficultés liées à la délégation, il est conseillé de suivre les points évoqués précédemment.
Cependant, si ces sources de conflits ou de difficultés liées à la délégation se présentent, voici les recommandations à appliquer :
Adopter une attitude positive et constructive face au problème rencontré
En évitant de blâmer ou de critiquer le délégué, mais en cherchant plutôt à comprendre les causes et les conséquences du problème, et à trouver des solutions adaptées et satisfaisantes pour toutes les parties prenantes.
Communiquer de manière claire, respectueuse et assertive avec le délégué
En lui exprimant ses attentes, ses besoins, ses sentiments et ses demandes, en l’écoutant attentivement, en lui posant des questions ouvertes, en reformulant ses propos, en validant sa compréhension et son accord, et en négociant si nécessaire.
Faire preuve de flexibilité et d’adaptabilité face au problème rencontré
En acceptant de revoir le périmètre, les objectifs, les modalités ou les critères d’évaluation de la tâche déléguée si la situation l’exige, en accordant au délégué plus ou moins d’autonomie, de ressources ou de temps selon les besoins, et en modifiant le plan d’action ou le calendrier du projet si nécessaire.
Accompagner et soutenir le délégué dans la résolution du problème rencontré
En lui apportant son aide, son conseil, son expertise ou sa formation si besoin, en lui faisant confiance et en le valorisant, en le motivant et en l’encourageant, et en reconnaissant ses efforts et ses progrès.
Impliquer le client, le supérieur hiérarchique, les collègues et les partenaires externes dans la résolution du problème rencontré
En leur communiquant le problème rencontré, les causes et les conséquences du problème, les solutions envisagées et mises en œuvre, et les résultats obtenus.
Conseil n°10 : Apprendre de l’expérience
Le dernier conseil pour réussir sa première délégation est d’apprendre de l’expérience. Il ne suffit pas de confier une tâche à un collaborateur et de la considérer comme terminée.
Il faut aussi faire un bilan de la délégation, en analysant ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré.
Pour cela, et pour rappel de certains points développé plus haut, il est important de :
– Recueillir le feedback du collaborateur délégué, en lui demandant comment il a vécu la délégation, quels ont été les points forts et les points faibles, quels sont ses besoins et ses attentes pour la suite.
– Faire son propre feedback, en évaluant la qualité du travail réalisé, le respect des délais et des consignes, le niveau d’autonomie et de responsabilité du collaborateur.
– Tirer les leçons et les bonnes pratiques, en identifiant les facteurs de succès et les axes d’amélioration, tant sur le plan technique que relationnel.
– Capitaliser sur l’expérience acquise, en mettant à jour les procédures, les outils, les compétences, les objectifs et les indicateurs de performance liés à la tâche déléguée.
– Reconnaître le travail du collaborateur, en le félicitant, en le remerciant, en lui accordant plus de confiance et de reconnaissance.
En faisant ce bilan, vous pourrez renforcer la relation de confiance avec votre collaborateur, améliorer votre efficacité managériale et préparer les prochaines délégations.
Déléguer pour la première fois
Les 10 conseils pour réussir !
Vous avez découvert dans cet article les 10 conseils essentiels pour réussir à déléguer pour la première fois.
En suivant ces recommandations, vous pourrez gagner du temps, de l’efficacité et de la sérénité dans votre travail. Vous pourrez également développer les compétences de vos collaborateurs, renforcer leur motivation et leur confiance en eux.
La délégation est donc un outil puissant de management, qui vous permettra d’atteindre vos objectifs tout en créant une ambiance de travail positive et collaborative.
Alors, n’attendez plus et passez à l’action !
Choisissez une tâche à déléguer, identifiez la personne la plus adaptée, préparez le briefing, assurez le suivi et le contrôle, et félicitez les résultats.
Vous verrez que déléguer n’est pas si compliqué, et que cela vous apportera de nombreux bénéfices.
Et vous, qu’en pensez-vous ?
Avez-vous déjà délégué pour la première fois ?
Quels sont les obstacles ou les difficultés que vous avez rencontrés ?
Quels sont les conseils que vous donneriez à ceux qui veulent se lancer ?
Partagez votre expérience et vos questions !
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