Comment obtenir la Certification Qualiopi : Le Guide Pratique Ultime pour les Organismes de Formation
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1. Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi, et vous en êtes certainement conscients si vous lisez cet article, est devenue un élément central lorsque l’on aborde le sujet des formations professionnelles en France.
Et pour cause, entre autres, elle permet d’attester de la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires de formation, en s’appuyant sur le Référentiel National Qualité (RNQ). Mais, vous vous demandez certainement ce qu’implique réellement cette certification, et pourquoi est-elle si importante pour vous en tant que formateur ou organisme de formation ?
Historique et contexte de la création de la certification Qualiopi
La certification Qualiopi a été introduite dans le but de renforcer la qualité des formations proposées et de garantir la transparence des prestations offertes aux apprenants. En bref, cela vous permet d’être plus crédible aux yeux de vos candidats potentiels. Cette certification s’inscrit donc dans une démarche de qualité et de professionnalisation et de normalisation des pratiques des organismes de formation, afin d’assurer une meilleure adéquation entre les compétences acquises et les besoins du marché du travail.
Objectifs et avantages de la certification
Derrière Quaiiopi, se trouvent plusieurs objectifs :
- La qualité des formations : Les organismes de formation doivent respecter des critères stricts de qualité. Qualiopi vise à améliorer la pertinence et l’efficacité des actions de formation proposées.
- L’accès aux financements publics : Qualiopi permet aux organismes certifiés d’accéder aux fonds publics et mutualisés destinés à la formation professionnelle, comme le Compte Personnel de Formation (CPF) et les financements des Opérateurs de Compétences (OPCO).
- La transparence et la confiance : La certification Qualiopi, démontre aux candidats l’engagement de ‘lorganisme de formation pour des standards de qualité élevés, qui renforcent la confiance des apprenants et des partenaires financiers.
- La compétitivité : Une fois certifiés, les organismes ont une véritable avantage concurrentiel sur le marché, avec une garantie de qualité reconnue par l’État.
Quelle est la différence entre certification de qualité et certification de contenu ?
Tout d’abord, comprenez que la certification Qualiopi est une certification de qualité et non de contenu. Qu’est-ce que ça signifie exactement ?
Pour faire très simple, que ce qui est analysé et accrédité, ce n’est pas le contenu, mais les processus et les méthodes utilisés par l’organisme en question pour délivrer ces contenus. Ce qui est donc valorisé, c’est la manière dont les organismes de formation conçoivent, proposent et évaluent, et ceci tout en faisant en sorte d’assurer un haut niveau de satisfaction et de réussite pour les apprenants.
Les critères d’évaluation de Qualiopi sont définis dans le Référentiel National Qualité, et comprennent 32 indicateurs portant sur des aspects tels que :
- La qualité d’accueil, de l’information et de l’accompagnement des apprenants
- La qualification et le développement des compétences des formateurs
- L’adaptation des prestations aux besoins des apprenants et des employeurs
- La prise en compte des retours et des réclamations pour améliorer les services
2. Pourquoi obtenir la certification Qualiopi ?
Aujourd’hui bien plus qu’un simple label de qualité, que l’on agite sous le nez des clients, cette certification ouvre des portes et offre des avantages plus que significatifs aux organismes de formation. Selon nous, cette liste, non exhaustive, explique pourquoi l’obtention de la certification Qualiopi est un indispensable pour se développer et prospérer.
Accès aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle
C’est souvent la première chose qui nous vient à l’esprit, et en effet, c’est un avantage non négligeable. Sans cette certification, en tant qu’organisme de formation, vous ne pouvez pas prétendre ni aux fonds du Compte Personnel de Formation (CPF), ni des Opérateurs de Compétences (OPCO), ou d’autres dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le Compte Personnel de Formation (CPF)
Le CPF, ce droit qui permet aux salariés, mais aussi aux demandeurs d’emploi, de faire financer leurs formations. En tant qu’organisme de formation certifié Qualiopi vous pouvez ainsi proposer vos formations via ce dispositif, augmentant ainsi considérablement la clientèle potentielle.
Les financements des Opérateurs de Compétences (OPCO)
Les OPCO, eux, financent les formations dans le cadre du plan de développement des compétences des entreprises. C’est donc directement la possibilité de collaborer avec des entreprises qui cherchent à former leurs employés, bénéficiant des fonds mutualisés pour ce faire.
Avantages concurrentiels indéniables
La démonstration va assez vite, lorqu’on comprend que Qualiopi est un signe distinctif de qualité qui renforce la crédibilité et la réputation d’un organisme de formation. Elle démontre, de manière neutre, un engagement pour le sérieux et la rigueur.
Avantage concurrentiel : Nous l’avons déjà brièvement abordé plus haut, dans un marché de plus en plus compétitif, afficher la certification Qualiopi peut, tout à fait, faire la différence avec vos concurrents. C’est un gage pour vos apprenants de s’assurer de recevoir des prestations conformes à des normes de qualité reconnues par l’État.
Gage de confiance : C’est la garantie que l’organisme de formation met tout en place pour offrir une expérience d’apprentissage de qualité. Elle assure que les processus pédagogiques, l’accompagnement et l’évaluation sont rigoureusement contrôlés et conformes.
Risques et inconvénients de ne pas bénéficier d’une telle certification
À présent que cette certification a pris de l’ampleur, ne pas obtenir la certification Qualiopi peut être un véritable frein, notamment en termes de financement et de compétitivité sur le marché.
Difficulté à accéder aux financements publics : C’est assez simple, sans la certification Qualiopi, les organismes de formation ne peuvent pas accéder aux fonds du CPF, des OPCO, ou autres. Ce qui limite considérablement le marché.
Handicap concurrentiel : C’est évident, les organismes non certifiés peuvent se trouver en désavantage par rapport à leurs concurrents certifiés. La certification Qualiopi est devenue, de nos jours, un véritable standard de référence. Ne pas la posséder peut donner, indirectement, l’impression d’une moindre qualité de prestation, même si ce n’est pas nécessairement le cas.
Impact sur la réputation et la confiance : De plus en plus informés, les personnes en recherche de formation, exigent des garanties de qualité. Ne pas pouvoir en afficher peut considérablement détériorer l’image de confiance et de sérieux.
3. Comprendre le processus de certification Qualiopi
Pour obtenir la certification Qualiopi, il est nécessaire de bien comprendre les exigences et les étapes du processus de certification. Ce processus, pour ne pas dire, cette aventure de longue haleine, est rigoureux et implique plusieurs phases.
Une certification de qualité, pas de contenu
Nous l’avons évoqué, il s’agit bien d’une certification de qualité, ce qui signifie qu’elle évalue les processus et les méthodes utilisés.
Vous devez donc prendre au sérieux et soigner :
- L’accueil et l’information des apprenants
- La conception des formations
- Le recrutement et la qualification des formateurs
- La gestion des feedbacks et des réclamations
- L’amélioration continue des prestations
Le Référentiel National Qualité (RNQ)
La certification Qualiopi repose sur le Référentiel National Qualité (RNQ), qui comprend 32 indicateurs répartis en plusieurs critères. Ensemble, ils couvrent l’intégralité des aspects de la gestion et de la prestation des actions de formation. Selon le type d’organisme de formation (OF, CFA, CBC, etc.) et la nature des formations dispensées, certains indicateurs spécifiques peuvent s’appliquer.
Les principaux critères du RNQ :
- Les conditions d’information du public sur l’offre de formation, les délais d’accès et les résultats obtenus
- L’identification précise des objectifs des prestations proposées et leur adaptation aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations
- L’adaptation des dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics bénéficiaires lors de la mise en œuvre des prestations
- L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre
- La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations
- L’inscription et l’investissement de l’organisme dans son environnement professionnel
- La prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées
L’audit initial
Le fameux !
L’audit initial, si vous avez commencé à vous renseigner, vous avez déjà dû en entendre parler. C’est la première étape du processus. Il est réalisé par un organisme certificateur accrédité par le Comité français d’accréditation (COFRAC).
- Préparation de l’audit :
- Sélection d’un organisme certificateur : Choisissez un organisme certificateur parmi les 37 accrédités par le COFRAC.
- Soumission du dossier : Préparez et soumettez votre dossier comprenant tous les documents requis par le RNQ.
- Audit sur site :
- Visite de l’auditeur : Un auditeur se rend dans vos locaux pour examiner vos pratiques, interviewer le personnel et vérifier les documents.
- Evaluation des indicateurs : L’auditeur évalue votre conformité aux 32 indicateurs du RNQ.
- Rapport d’audit :
- Retour de l’auditeur : À l’issue de l’audit, l’auditeur fournit un rapport détaillé, indiquant les points de conformité et, le cas échéant, les non-conformités à corriger.
- Décision de certification :
- Validation ou correction : Si des non-conformités mineures sont identifiées, vous aurez un délai pour les corriger. Une fois les corrections effectuées, l’organisme certificateur peut valider votre certification.
L’audit de surveillance
Après l’obtention de la certification, vous n’êtes pas accrédité à vie. Bien évidemment, le but est un maintien de vos standards de qualité.
Un audit de surveillance est donc réalisé entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’audit initial. L’idée est de vérifier que l’organisme de formation continue de respecter les exigences requises par le RNQ. Les étapes de cet audit sont assez similaires à celles de l’audit initial.
L’audit de renouvellement
Une fois les trois premières années écoulées, suivant l’audit initial, un audit de renouvellement est réalisé pour prolonger la certification Qualiopi. Cet audit suit le même processus que l’audit initial et est tout aussi rigoureux.
4. Se préparer avec l’acompagnement AVA-Collab
Parce que c’est un véritable labyrinthe administratif, pour de nombreux organismes de formation, se préparer à la certification Qualiopi seul peut être une tâche peu évidente.
C’est pour cette raison, et parce que votre temps est précieux, que AVA-Collab peut faciliter ce processus et augmenter vos chances de réussite grâce à notre expertise et notre soutien personnalisé.
- Choisir AVA-Collab pour votre accompagnement : AVA-Collab comprend parfaitement les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Nous offrons un accompagnement sur mesure pour répondre spécifiquement aux besoins de votre organisme de formation.
- Planification des étapes avec AVA-Collab : Nous planifions ensemble les étapes nécessaires pour préparer votre certification. Cela inclut la révision de vos processus internes, la formation de votre personnel, et la préparation complète de votre dossier de certification.
- Assistance à l’audit avec AVA-Collab : AVA-Collab vous aide également à préparer votre audit en vous fournissant des conseils pratiques et en vous soutenant tout au long du processus. Nous veillons à ce que vous soyez prêt pour l’audit et à ce que votre dossier soit complet et conforme aux exigences du RNQ.
Avec AVA-Collab à vos côtés, vous bénéficiez d’un soutien expert, d’un appui de taille, pour naviguer efficacement à travers les étapes et les péripéties administratives, vous garantissant ainsi une préparation optimale et une meilleure chance de succès.
Obtenir la certification Qualiopi, nous le savons, est un cheminement exigeant, mais devenu un indispensable de réussite pour les organismes de formation. Chez AVA-Collab, nous comprenons les défis associés à la préparation de la certification Qualiopi. Notre équipe d’experts est prête à vous accompagner à chaque étape. Avec notre soutien entièrement personnalisé, vous bénéficiez d’une approche structurée et efficace pour maximiser vos chances de succès.
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