Secrétariat externalisé : une secrétaire à distance dédiée à votre entreprise
Le secrétariat externalisé consiste à confier votre secrétariat à une secrétaire qui travaille à distance : e-mails, agenda, courriers, devis, factures et relances. Avec Ava Collab, c'est une vraie personne dédiée, basée à Madagascar ou en France, sans engagement, à partir de 20 h par mois.
Qu'est-ce qu'un secrétariat externalisé ?
Externaliser son secrétariat, c'est confier à une personne extérieure les tâches qu'une secrétaire ferait dans vos locaux. Votre secrétaire travaille à distance, dans vos outils, sur un volume d'heures réservé chaque mois. Vous n'avez ni recrutement à mener, ni contrat de travail à gérer.
On parle aussi de secrétariat à distance, de secrétariat en ligne, de secrétaire externalisée ou de secrétaire virtuelle. Chez Ava Collab, votre secrétaire à distance est une Ava : une vraie personne dédiée, sélectionnée pour vous, pas un logiciel ni un centre d'appels.
Pourquoi externaliser son secrétariat ?
- Gagner du temps. Jusqu'à 60 h par mois rendues à votre cœur de métier (données internes Ava Collab, septembre 2026).
- Gagner en souplesse. Le besoin se mesure en heures, pas en postes. Vous ajustez le forfait à votre activité, sans porter un poste fixe.
- Maîtriser le coût. Ni recrutement à mener (2 à 4 mois et 5 000 à 8 000 € pour un recrutement classique), ni charges sociales, et un tarif horaire public.
Les tâches de votre secrétaire à distance
Courrier et agenda
- Tri et traitement de la boîte mail
- Gestion des demandes entrantes
- Prise de rendez-vous
- Rédaction de courriers et de documents
Devis et factures
- Facturation
- Relance des devis et des impayés
- Tri des factures et saisie
- Rapprochement bancaire
Dossiers et organisation
- Dépôt de dossiers administratifs
- Classement et archivage numérique
- Mise en forme de tableaux de chiffres
- Organisation de voyages
La direction du travail reste chez vous : vous fixez les priorités, votre secrétaire les exécute et vous rend compte. Ce qui engage votre nom et vos plus gros clients reste entre vos mains.
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Secrétariat externalisé ou permanence téléphonique : ne pas confondre
Une permanence téléphonique répond à vos appels à votre place. Un secrétariat externalisé prend en charge le travail de fond : la boîte mail, l'agenda, les devis, les factures, les relances et les dossiers.
Ava Collab propose le second. Votre secrétaire ne tient pas votre standard : elle fait avancer vos dossiers, chaque jour, sur les heures que vous lui réservez.
Secrétaire salariée, indépendante ou secrétariat externalisé ?
| Critère | Secrétariat externalisé Ava Collab | Secrétaire salariée | Secrétaire indépendante |
|---|---|---|---|
| Coût | 9 à 12 €/h à Madagascar (équivalent assistante administrative), à partir de 33 €/h en France (équivalent assistante de direction) | Environ 2 250 €/mois employeur pour une assistante administrative, environ 5 300 €/mois pour une assistante de direction | 20 à 40 €/h en France |
| Mise en place | Démarrage en moins d'une semaine | Recrutement de 2 à 4 mois | À trouver et tester vous-même |
| Engagement | Sans engagement, arrêt en fin de mois | Contrat de travail | Variable selon la freelance |
| Congés et absences | Remplacement sous 48 h, sans frais | À remplacer vous-même | Continuité non garantie |
| Sélection | Moins de 8 % des candidats retenus | À votre charge | À votre charge |
| Suivi de la qualité | Consultant en délégation et Référente Ava | Vous | Vous |
Coût employeur calculé avec le simulateur de l'Urssaf, à poste équivalent : une assistante administrative payée 2 000 € bruts par mois pour la gamme Madagascar, une assistante de direction payée 3 000 € nets (environ 3 800 € bruts) par mois pour la gamme France. Prix des indépendantes : fourchette observée en France, les plus compétentes en haut de fourchette.
Prix d'un secrétariat externalisé
| Forfait | Madagascar | France |
|---|---|---|
| Essentiel (40 h/mois) | 12 €/h, soit 480 €/mois | À partir de 33 €/h |
| Croissance (80 h/mois) | 11 €/h, soit 880 €/mois | |
| Scaling (160 h/mois) | 10 €/h, soit 1 600 €/mois |
Tarifs en vigueur au 26/10/2026. Démarrage possible à partir de 20 h par mois, dans les deux gammes.
Retrouvez le détail sur la page tarifs, et la comparaison de toutes les solutions dans notre article combien coûte une assistante en 2026.
Comment se met en place votre secrétariat externalisé
- Audit gratuit de 30 minutes. Nous identifions les tâches à sortir en premier et le volume d'heures.
- Proposition sous 48 h ouvrées. Votre consultant en délégation vous présente un profil sélectionné pour votre besoin.
- Démarrage en moins d'une semaine. Vous formez votre secrétaire avec la méthode des trois tours : ensemble, puis tout est vérifié, puis un cas sur trois.
- Suivi dans la durée. Points à une semaine, un mois et trois mois, TimeTracking en direct et alerte à 80 % du forfait consommé.
Le détail des étapes est sur la page comment ça marche. Pour voir comment des dirigeants ont démarré, consultez nos cas clients.
« Je délègue à mon assistante toutes les petites tâches quotidiennes qui me faisaient perdre du temps et par conséquent, de l'argent. Maintenant je peux me concentrer sur mon activité et son évolution. Ça fait presque un an qu'on collabore et j'ai vraiment gagné en productivité depuis. »
+200
entreprises accompagnées
+100 000
heures déléguées
94 %
de satisfaction client
+12 mois
de collaboration en moyenne
Données internes Ava Collab, septembre 2026.