mars 8, 2023

Le rôle d’un assistant virtuel dans une entreprise et ce qu’il faut savoir avant de recruter !

Ava-collab

Cet article vous plait ? Pensez à le partager !

Si vous êtes comme la plupart des entrepreneurs, vous avez toujours pensé que vous deviez faire les choses seul et par vous-même. Je ne me souviens plus quand était la dernière fois que j’ai eu une bonne nuit de sommeil. Est-ce votre cas? Et oui, la plupart des entrepreneurs démarrent et font tout eux-mêmes.

Mais la vérité est que vous n’êtes pas obligé.

C’est pourquoi il est temps pour vous d’entendre parler de la façon simple de développer facilement et efficacement votre activité. Cet article explique pourquoi les assistants virtuels sont importants pour votre entreprise.

Un assistant virtuel, c’est quoi ?

Un assistant virtuel est une personne qui fournit des services de support à d’autres entreprises, freelances et/ou membres d’une même société à partir d’un emplacement distant.

Le terme est apparu dans les années 1990 lorsque les avancées technologiques ont permis de travailler virtuellement. Aujourd’hui, et boostée par la période COVID, cette tendance est devenue quasi-standard. Un assistant virtuel est une personne embauchée pour gérer les opérations quotidiennes fastidieuses d’une entreprise.

Votre assistante ou assistant peut se trouver dans une autre ville, un autre état ou un autre pays. Certains viennent au bureau une fois par semaine ou se retrouvent dans un espace de coworking, et d’autres pas du tout. Il n’y a pas de règle et c’est ça qui est bien. Cela dépend vraiment de vous, de vos besoins et de votre vision.

Les assistants virtuels sont particulièrement demandés par les entrepreneurs et les entreprises en ligne, mais une entreprise plus “traditionnelle” y trouvera également un grand intérêt.

Le point commun de celles et ceux faisant appel aux assistantes virtuelles, en revanche, sont que tous ont besoin d’aide, mais ne veulent pas – ou ne peuvent pas – embaucher de personnel.

Certaines structures, lorsqu’elles grandissent et que leurs besoins suivent alors cette même direction, font même le choix de prendre plusieurs assistantes virtuelles, souvent avec des spécialisations différentes afin de déléguer progressivement sur divers axes.

D’accord, mais alors que fait un assistant virtuel concrètement?

En théorie, votre assistant virtuel peut faire tout ce que fait n’importe quel autre agent de support. Cependant, les tâches d’assistance virtuelle ne se limitent pas au travail de bureau. De nombreux assistants virtuels proposent des services de marketing, de conception de sites Web et d’autres services.

Comme évoqué au-dessus, certains assistants virtuels se spécialisent dans des compétences spécifiques. Par exemple, un assistant marketing virtuel ne fait que du marketing. D’autres assistants virtuels effectuent différentes tâches, mais appartiennent à un secteur d’activité spécifique. Par exemple, un assistant virtuel pour une société immobilière.

La plupart des assistants virtuels ont leur propre entreprise d’assistants virtuels à la maison et travaillent souvent à leur compte. Cela leur permettra de gagner plus et d’avoir plus de contrôle sur les tâches qu’ils effectuent. Cependant, de nombreuses petites entreprises embauchent des assistants virtuels dans le cadre de leur travail ou de leur contrat. Enfin, de nombreux conseillers virtuels utilisent des sites indépendants, ou de coworking pour trouver des projets à court terme et à durée limitée, ou encore de véritables plateformes de mise en relation dédiée aux professionnels en recherche de profils sérieux.

Ok, mais comment un assistant virtuel peut profiter à mon entreprise?

Bien déléguer et la clée de croissance de toute entreprise! D’abord, parce qu’on ne sait jamais tout faire. Ensuite, parce que certaines tâches sont fastidieuses, chronophage ou encore non génératrice de valeur. Ainsi, vous vous dégagez du temps pour faire ce que vous savez faire et sur ce qui est réellement important pour le développement de votre activité ! Vos bénéfices n’en seront que plus grands !

En élargissant votre équipe, vous pouvez accomplir des tâches importantes et vous concentrer sur la stratégie et la vue d’ensemble. Vous pouvez rêver et planifier à plus grande échelle.

Bien, alors comment savoir quand il est temps d’embaucher un assistant virtuel ?

La réponse à cette question est bien sur très personnelle, propres à chacun et chaque entreprise. Notre conseil : surveillez votre charge mentale, si vous avez sans cesse l’impression de “courir” après le temps, ou encore de toujours faire 1000 choses à la fois, alors il est certainement temps !

Cependant, la plupart des gens (moi y compris) attendent d’être déjà « fous » ou d’être “sous l’eau” pour commencer à déléguer des choses simples ou demander de l’aide. Malheureusement, dans ces cas, c’est déjà tard, vous avez perdu une efficacité parfois précieuse sur des marchés évoluant souvent très vite aujourd’hui. Donc, si vous pensez être prêt à développer votre entreprise, nous vous recommandons fortement de commencer à chercher un assistant virtuel.

Avant de prendre une décision finale d’embauche, vous devez répondre aux questions suivantes :

Êtes-vous prêts à développer votre entreprise et à accélérer la cadence ?
Pouvez-vous vous permettre de payer quelqu’un chaque mois ? Quelles sont les conditions pour que ce soit possible ? (objectif de prospection, de chiffre d’affaires…)
Avez-vous des tâches que vous aimeriez ne plus faire au quotidien ?

Si vous avez répondu oui à toutes ces questions, alors vous êtes prêt à commencer le processus d’embauche de votre assistante virtuelle.

Plusieurs possibilités existent pour déléguer, comment savoir laquelle convient à mon entreprise?

Vous avez bien raison, avant de prendre la décision finale quant au choix du mode le plus adaptée pour déléguer certaines tâches administratives ou opérationnelles, il est important que vous considériez attentivement toutes les possibilités disponibles afin de trouver celle qui offrira le meilleur rapport qualité-prix pour votre entreprise.

Les voici ici référencées !

La première option est d’embaucher un employé à temps plein ou à temps partiel. Cette option peut être plus coûteuse et prend du temps pour trouver le bon candidat et le former. De plus, vous devrez rémunérer cet employé en fonction des heures travaillées et lui offrir certains avantages sociaux comme les congés payés, mais aussi les charges patronales.

Une autre possibilité est de recruter une assistante virtuelle indépendante qui peut travailler à distance. Grâce aux avancées technologiques modernes, il est maintenant possible de collaborer avec des professionnels du monde entier sans avoir à se soucier de la logistique liée au transport ou au logement. En général, cette option est moins coûteuse que l’embauche d’un employé à temps plein et vous permet d’avoir accès à des professionnels qualifiés sans avoir à payer pour leurs services en permanence.

Enfin, vous pouvez recourir aux services proposés par les plateformes spécialisées en externalisation administrative qui mettent en relation des entreprises avec des assistants virtuels qualifiés et expérimentés sans qu’il soit nécessaire de passer par un processus de recrutement traditionnel. Ces plateformes permettent également aux entrepreneurs d’accéder facilement aux compétences dont ils ont besoin, et ce, sans engager une personne en interne ou embaucher un freelance.

En effet, chaque solution présente ses propres avantages et inconvénients et il convient donc que vous analysiez soigneusement chaque possibilité, le bénéfice que vous en tirerez et son coût afin de choisir celle qui convient le mieux à votre situation particulière.

Je suis convaincu, quelles sont les étapes pour l’embaucher ?

La première étape pour faire un bon recrutement d’un assistant virtuel consiste bien entendu à dresser une liste des tâches que vous souhaitez externaliser. Si vous ne savez pas quoi déléguer, comment le faire de façon efficace? Créez donc une liste complète et hiérarchisez les activités que vous souhaitez déléguer en premier. Par exemple, la gestion des e-mails prend du temps et est fastidieuse, alors placez-la en haut de votre liste.

La prochaine étape consiste à décider qui embaucher. De nombreuses façons d’embaucher un assistant virtuel sont à votre disposition (Cf: ci-dessus). Une fois que vous avez sélectionnez le mode qui vous convient, sollicitez le réseau, site ouplateforme dédié.

Une autre option consiste à embaucher quelqu’un qui a des références au sein de votre réseau. Bien que vous puissiez publier une annonce à la recherche d’un assistant virtuel, trouver quelqu’un qui possède déjà des informations d’identification de confiance peut vous faire gagner du temps et des maux de tête.

Une fois que vous êtes face à plusieurs profils présélectionnés, vous allez au choix faire un entretien ou lui faire faire un essai. Étant donné, que le but souvent est de déléguer des tâches fastidieuses et chronophages, mais simples dans leur exécution. Nous vous conseillons donc d’opter pour un essai. Vous verrez bien assez vite, si vous pouvez déléguer de plus en plus à cette personne ou au contraire s’il est préférable de stopper toute collaboration. Selon le mode d’embauche que vous aurez choisi, vous aurez plus ou moins de facilité à stopper, si le besoin s’en fait ressortir.

Les tâches faciles à déléguer

Voici une liste non-exhaustive pour vous aider à trouver sur quelles tâches vous pouvez commencer à déléguer.

Écriture créative

Rédiger des articles de blog
Rédigez des ebooks, des livres, des newsletters, des entonnoirs de messagerie, etc.
Rédiger ou modifiez des transcriptions audios ou vidéo.
Rédigez des publications sur les réseaux sociaux pour Facebook, Twitter ou Instagram.
Édition et révision d’articles de blog, de livres, de sites Web, de newsletters, de recettes, etc.
Préparez les e-mails pour votre marketing par e-mail
Création de descriptifs produits pour les boutiques en ligne (boutique / chef de produit)
Compilation / édition de témoignages.
Etc…

Administrateur / gestion

Service client par e-mail, chat ou téléphone.
Suivi et réponse aux e-mails.
Organiser les boîtes aux lettres
Gérer les commentaires du blog.
Assistance webinaire en direct
Gestion de l’agenda
Créer des présentations PowerPoint
Gestion des stocks et approvisionnements
Organiser des entretiens
Répondre aux appels téléphoniques
Réutiliser le contenu (Exemple : convertir une vidéo en un article de blog écrit ou un article de blog en un article sur les réseaux sociaux)
Rédiger des comptes rendus de réunion en visioconférence
Gérer les calendriers éditoriaux du blog
Tâches d’intégration des clients telles que répondre aux e-mails et soumettre des factures et des contrats
Suivi des clients potentiels / clients actuels
Présentation des invités
Faire des arrangements de voyage
Préparation des formulaires
Création de CV
Embauche et formation des nouveaux membres de l’équipe
Traduction
Faites un remue-méninge pour des articles de blog, des produits, etc.

Design graphique

Création de graphiques pour les articles de blog
Édition de photos
Création de slides pour webinaires ou ateliers.
Conception de cartes de visite, flyers, logos, menus, signalétique, etc.
Recherche d’images pour les articles de blog, les livres, les médias sociaux, etc.
Création de guides de style de marque.
Conception de livres électroniques ou de fichiers PDF pour les abonnements à la newsletter

Des médias sociaux

Planification des mises à jour des médias sociaux.
Création et gestion de compte Pinterest
Créer et gérer des épingles promues
Gérer les groupes Facebook
Création et gestion de groupes LinkedIn
Créer des sondages sur les réseaux sociaux
Ajuster les calendriers de publication.
Création et gestion de posts sur Instagram.
Répondre aux messages des réseaux sociaux.

Tenue de livre compte

Gestion des paiements et facturation.
Traitement des commandes et des retours.
Gestion des collections
Gestion de la paie
Facturation et factures.

Bien sur, il y en a quantité d’autres.

En conclusion, l’embauche d’un assistant virtuel peut offrir à votre entreprise un temps et une flexibilité précieuse pour réussir et vous développer efficacement. Leurs qualifications hautement spécifiques sont un atout pratique pour les organisations qui cherchent à améliorer leur productivité et leur service client. Ne laissez pas passer cette opportunité et prenez le temps de consulter les profils disponibles afin de trouver le bon candidat à votre besoin.

En bref, vous recherchez un assistant ou une assistante virtuelle fiable pour vous aider à développer votre entreprise ?

Vous êtes à la bonne adresse. Laissez AVA Collab, la plateforme de mise en relation entre les professionnels et les assistants en lignes performants, afin de répondre au mieux à vos besoins spécifiques. Faites le point sur les compétences souhaitées et disposez d’un retour avec proposition de profils ciblés sous 72h.

Nous vous présenterons vos potentiels assistants virtuels aux compétences adaptées à vos demandes.

Il est nécessaire de bien déléguer pour que vous puissiez faire ce qui est important !

AVA-Collab est un service de mise en relation de prestataires indépendants.

Partagez-nous vos besoins, nous vous proposons le meilleur profil en 72h avec des offres adaptées (entre 1h à 8h par jour) pour moins de 10€ de l’heure.