mars 25, 2023

Comment déléguer efficacement?
Les 20 secrets des meilleurs entrepreneurs et dirigeants d'entreprise

Ava-collab

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Tout faire tout seul, mission impossible !

Le problème, c’est que vous n’êtes qu’humain, comme tout le monde. La journée de travail ne pourra s’étendre infiniment. Entre 7 et 10h pour les plus téméraires, ni plus, ni moins, et personne ne peut tout faire soi-même.

D’autant qu’il est à présent bien connu, que travailler en mode concentration maximale pendant quatre heures, va fatiguer votre cerveau, qui ne saura alors gérer que des tâches simples, comme par exemple, envoyez un e-mail.

Bonne nouvelle, il existe des outils magiques pour vous aider à trouver du temps et à ne pas vous sentir dépassé. DE-LE-GUER !!

“Oui, c’est plus facile à dire qu’à faire! Cela signifie qu’il faut déléguer pour reprendre le contrôle de sa journée et réduire sa charge de travail. Mais déléguer prend du temps et il faut contrôler ce que fait l’autre.”

Vous avez raison et c’est pourquoi, il faut le faire en étant organisé, en ayant des objectifs clairs pour vous et vos collaborateurs.

Laissez de côté le discours de l’hyper-contrôle, et passez à la vitesse supérieure en délégant intelligemment.

Pourquoi déléguer est-il si important ?

La délégation est un processus contre-intuitif. Vous le percevez certainement comme tel et vous avez raison. La raison de cette sensation est que lorsque nous avons du travail à faire, nous nous sentons responsables, importants, nécessaires. Il est normal de penser que l’on est obligé de faire ce travail et que personne d’autre ne peut le faire comme vous.

En conséquence, vous hésitez à déléguer même si vous savez parfois que vous êtes surchargés de travail et que vous ne parviendrez de toute évidence pas à tout faire tout seul.

Déléguer présente de nombreux avantages

En déléguant, vous pouvez reprendre le contrôle de votre emploi du temps et de votre agenda. Arrêtez de dire “je n’ai pas le temps” et choisissez plutôt d’en avoir davantage.

– (Re)concentrez-vous sur vos priorités et d’apporter plus d’efficacité à celles-ci

– Retrouvez votre cœur de métier et les tâches qui apportent le plus de valeur à votre entreprise (les tâches à forte valeur ajoutée bien connues)

– Soyez plus productifs, plus efficaces dans votre travail quotidien

– Dégagez du temps pour développer de nouvelles choses et de nouveaux projets

– Responsabilisez vos équipes, vos collaborateurs, partenaires et créez de la confiance

Déléguer, c’est quoi exactement ?

Dans la compréhension collective, la délégation équivaut à se débarrasser d’une tâche et la déléguer à quelqu’un d’autre. Tout ce que vous avez à faire est de dire “c’est à vous de décider” et d’être satisfait de ne plus avoir à faire cette tâche.

C’est en partie vrai. Mais en partie seulement !

Lorsque vous déléguez des tâches, vous devez faire attention à déléguer un résultat, pas nécessairement une méthode pour y arriver. Vous devez donner à l’autre personne suffisamment d’informations pour qu’il puisse atteindre ce résultat, voire le dépasser.

Il n’est donc pas utile de vérifier la façon d’exécuter de votre équipe ou de vos partenaires et s’ils le font comme vous l’aviez prévu. Parce que ce n’est probablement pas le cas et que ce n’est pas ce qui doit vous intéresser.

Peu importe la façon, du moment que vous obtenez le résultat escompté !

Lorsque vous déléguez une tâche, vous renoncez à tout contrôle que vous auriez pu avoir sur cette tâche. Vous devez en être conscient, le reconnaître et surtout l’accepter.

La délégation signifie que vous avez une confiance totale en la personne à qui vous confiez cette tâche.

À qui est-il possible de déléguer ?

La question semble évidente, et pourtant lorsque l’on est sur le point de le faire…

Que vous soyez gestionnaire ou non, vous pouvez déléguer des tâches à différents groupes de personnes selon les personnes avec lesquelles vous travaillez.

Évidemment, vos interactions, votre accompagnement et le contrôle ne seront pas les mêmes, lorsque vous déléguez une tâche à l’un de vos collaborateurs ou à l’un de vos intervenants externes.

Déléguer à vos salariés/collaborateur

Quand on pense à déléguer, on pense immédiatement aux managers qui délèguent des tâches à leurs équipes ou aux employés. Vous le pressentez, il y a donc un lien de hiérarchie évident qui se met en place entre deux partis.

Délégation aux acteurs projet

Le porteur de projet, ou chef de projet, en revanche, n’a pas de lien hiérarchique direct avec les acteurs membres du projet. Cependant, il a tous les droits sur le projet et peut décider de déléguer certaines tâches à l’un des participants au projet.

Déléguer à un collègue

Vous pouvez également déléguer des tâches à des collègues, lorsque vous êtes surchargés de travail, que vous partez en vacances, ou bien, lorsque vous savez que vous n’êtes pas le plus qualifié.

Ici, aucune connexion hiérarchique. Il s’agit plutôt d’un échange de bons procédés sur des demandes ponctuelles.

Déléguer aux prestataires de services

Enfin, des tâches peuvent être déléguées à des prestataires de services. Il n’y a, là non plus, pas de liens hiérarchiques, mais la collaboration est régi pas un contrat.

Quand déléguer et comment le savoir ?

Vouloir déléguer est un premier pas, mais vous devez savoir ce que vous voulez et pouvez déléguer !

Quelques questions à se poser pour déterminer si vous devez déléguer une tâche

Établir des priorités et évaluer si les tâches peuvent être déléguées

Pour cela, un outil très pertinent, la matrice d’Eisenhower, vous permet de jauger facilement si une tâche doit être déléguée ou non.

Voici une série de questions à vous poser et à coupler avec l’outil ci-dessus :

Suis-je concentré sur les missions qui me tiennent le plus à cœur et qui offre le plus de productivité à mon entreprise ? Quelles sont-elles ?
Attribuer cette tâche à cette personne me libérera-t-il du temps ?
L’un des membres de mon équipe maitrise-t-il le domaine dans lequel je souhaite déléguer ? Peut-il proposer un point de vue innovant pour ce travail ?
Déléguer cette tâche à un employé ou collaborateur lui permet-il d’approfondir et d’enrichir ses compétences ?
En sous-traitant cette partie de mon travail, cela me permettra-t-il d’apporter davantage de valeur à ce que je me consacre ?
Cela permettra-t-il aux membres de mon équipe de s’impliquer davantage et de prendre plus de responsabilités ?
Cette délégation favorisera-t-elle la prise d’initiative de la part de mes collaborateurs ?

Il faut déléguer !

De manière générale, il faut estimer la possibilité de déléguer une tâche celle que vous souhaitez sous-traiter rempli un ou plusieurs des critères suivants :

Nécessite beaucoup de temps, trop de temps
Permet de développer les compétences et les connaissances des partenaires
Peut être exécuté par un collaborateur ou partenaire
Est stimulant pour celui qui sera en charge de la tâche à accomplir
Vous n’êtes compétent ou moins qualifié qu’un collaborateur
Permet d’apporter de la variété dans le travail de routine de votre collaborateur
Réveille et/ou entretien la créativité de votre équipe
Offre la possibilité de vous recentrer sur votre cœur de métier

Il ne faut pas déléguer !

À l’inverse, évitez de déléguer les tâches dans les cas suivants :

Trop urgent et important
But peu précis, objectifs pas clairs
Responsabilité partagée
Décisions qui touchent à la hiérarchie ou un grand nombre de salariés à moins qu’un cadre précis ne soit établi, communiqué et partagé par tous.

Les grands principes pour bien déléguer

Donneur d’ordre unique

Dès le début, assurez-vous qu’il n’y ait qu’un seul et unique donneur d’autre. Il peut s’agir de vous ou d’un manageur. Lorsque vous avez deux personnes (généralement un responsable N+1 et un responsable N+2), cela crée une situation d’incertitude qui rend la communication inutilement difficile ou, pire, les ordres et contre-ordres, et/ou des doubles demandes simultanés.

Il n’y a rien de pire pour un collaborateur que d’avoir des consignes différentes, voire opposées, pour un même travail donné !

Comment pourrait-il trancher ou savoir quelle est la meilleure information ? Dans le meilleur des cas, il est en porte-à-faux et dans le pire des cas, il fera forcément des erreurs.

Déléguez sans distinction

Ne déléguer que les tâches considérées comme “indésirables“ est un moyen sûr de réduire l’engagement et la motivation des employés. Cependant, ces tâches “indésirables” doivent être effectuées même si elles ne sont pas valorisantes.

Vous pouvez en garder une partie et déléguez le reste. Essayez de répartir ces tâches uniformément. Ainsi, votre équipe se sentira soutenue et dans le même bateau que vous !

Mais assurez-vous également de déléguer des tâches plus complexes, édifiantes et stimulantes pour garder vos employés motivés et leur donner la possibilité d’améliorer et de diversifier leurs performances quotidiennes.

Faites une délégation progressive

La délégation devient vite indispensable si vous ne voulez pas vous noyer dans votre quotidien. Mais vous ne voulez pas non plus noyer vos collaborateurs, et vous devez veiller à ce que ce ne soit pas le cas. Déléguez les tâches progressivement afin que la personne en charge se familiarise avec cette nouveauté et acquiert des compétences utiles à sa bonne exécution. Ce point est d’autant plus important, si déléguer est nouveau dans votre organisation, chacun doit prendre ses marques et s’adapter !

Enfin, ne donnez pas trop de responsabilités à la fois. Au contraire, protégez-les quitte à pousser pour un délai précis.

Déléguer le plus tôt possible

outre les urgences, face auxquelles vous devez évidemment réagir, faites en sorte de transmettre la tâche déléguée par anticipation. Cela permettra qu’elle soit effectuée sereinement et sans précipitation et donnera le loisir au collaborateur de s’organiser comme il l’entend pour être efficace.

Cela vous permet d’être proactif (plutôt que de réagir de manière réactive en cas d’urgence ou d’échéances imminentes) et aide les employés à gérer leurs horaires et agendas.

Faites entièrement confiance à vos employés

Nous l’avons déjà dit plus haut, la délégation ne fonctionne que si vous faites confiance à la personne en charge de la tâche.

Ceci se traduit par le fait que vous lui transmettez non seulement la responsabilité, mais aussi l’autorité et l’autonomie dont elle a besoin pour parvenir au résultat demandé.

Demandez un résultat et laissez faire la personne que VOUS avez choisie. Vous pourriez être surpris du résultat et parfois même de l’ingéniosité qui en ressort !

Comment faire un passage de main réussi ?

Tout d’abord, rappelez-vous que la façon de s’y prendre pour déléguer des tâches sera la même, que vous le demandiez à un collègue, un subordonné ou un prestataire de services. Mais avant, vous devez d’abord définir la tâche en question.

Sélectionnez une personne compétente ET disponible

Cela semble évident, mais quand même :

Vous devez choisir quelqu’un qui peut accomplir pleinement les tâches assignées.

La sélection est basée sur les connaissances, l’expertise, les compétences interpersonnelles et la charge de travail de la personne requise pour la tâche déléguée. En effet, il va de soi, que si la personne est d’ores et déjà surchargée, vous n’obtiendrez aucun bon résultat !

C’est une exigence absolue pour une délégation réussie.

Adaptez les demandes selon la personne

Certains employés ne se parlent pas de la même manière. Certaines personnes sont plus indépendantes que d’autres, d’autres ont besoin de plus d’informations et de soutien. Aussi, il sera important d’adapter votre manière de déléguer selon la personne, ses compétences et aussi sa personnalité.

Soyez clair sur votre objectif

Lors de la délégation de tâches, le but n’est pas d’être derrière la personne en charge et de vérifier le moindre de ses faits et gestes. Nous l’avons déjà évoqué, vous devez laisser derrière vous le besoin de contrôler.

Assurez-vous que la personne comprend bien l’objectif que vous visez.

Pour fixer clairement des objectifs, assurez-vous que celui-ci est SMART. Outre qu’il soit intelligent, SMART signifie :

S = spécifique : c’est-à-dire défini précisément

M = mesurable : des indicateurs permettent de le quantifier

A = atteignable : le collaborateur doit en être capable et s’en sentir capable

R = réaliste : l’objectif ne pas être éloigné de la réalité

T = temporel : défini dans le temps

Cela fait gagner un temps précieux à vous ainsi qu’à la personne à qui vous déléguez cette tâche.

Tout ce que vous pouvez définir lors de la délégation fait gagner du temps à tout le monde plus tard.

Énoncez clairement vos attentes à la suite de cette tâche pour éviter les malentendus et les pertes de temps inutiles.

Donnez une date d’échéance

Vous le savez certainement déjà, mais certaines choses mérites d’être répétée !

Les phrases telles que “c’est urgent” ou “faites-le dès que possible” ne sont PAS des échéances claires !

Un délai est une date fixe.

Une date et une heure sont définies comme date d’échéance pour terminer la tâche.

Les 9 étapes pour bien déléguer

Les 9 étapes suivantes vous aideront à bien déléguer de façon efficace :

Évaluez objectivement votre charge de travail actuelle afin de savoir quelles sont les tâches que vous êtes le mieux placé pour exécuter vous-même.
Déterminez les tâches dans lesquelles vous êtes le plus proactif et le plus à même d’atteindre des résultats significatifs.
Analysez et trouvez les meilleurs éléments à qui vous pouvez déléguer des responsabilités sans compromettre la qualité du travail.
Formez, encadrez, accompagnez cette personne et faites-lui confiance pour accomplir la tâche dont vous l’avez chargée.
Transmettez votre stratégie d’affaire et votre vision aux collaborateurs ou subordonnés qui seront en charge de la mission afin qu’ils comprennent parfaitement ce que vous attendez d’eux.
Mettez en place des processus facilement réplicables et duplicables pour assurer une cohérence des travaux dans le temps et entre différents travailleurs.
Cherchez des résultats plutôt que la méthode pour atteindre ces objectifs afin de ne pas imposer un seul mode opératoire à suivre systématiquement.
Faites un suivi régulier, mais pas trop intrusif, en restant à l’écoute de tout problème qui pourrait survenir au cours du processus de délégation afin de pouvoir intervenir rapidement si besoin est.
Enfin, apprenez à vos subordonnés à déléguer également afin qu’ils puissent acquérir l’expérience nécessaire pour se sentir compétents et à l’aise dans leur poste respectif, ce qui favorisera grandement leur productivité globale sur le long terme !

Une fois ces 9 étapes maîtrisées, vous allez constater une amélioration significative de votre productivité personnelle grâce à la gestion efficace des tâches quotidiennes !

La confiance n’exclut pas le contrôle

Lorsqu’il s’agit de déléguer, la confiance est l’une des principales clés du succès. Les employeurs qui font preuve de confiance envers leurs employés sont plus susceptibles d’obtenir des résultats positifs et de satisfaire les objectifs fixés. Cependant, il ne faut pas oublier que la confiance ne doit pas exclure le contrôle. Il est important que vous restiez à l’écoute et surveillez de près le travail entrepris par vos collaborateurs pour vous assurer qu’il est bien effectué et livré à temps.

Dans le cadre de la délégation, vous devez être ouverts aux questions et aux préoccupations des membres de l’équipe. Il est important que tous les membres puissent échanger librement et partager leurs idées sur la façon dont une tâche peut être accomplie, Cela contribuera à une meilleure compréhension entre eux et à un sentiment d’appartenance à l’organisation. Vous devez également encourager la créativité chez tous les membres de l’équipe et veiller à ce qu’ils disposent des outils nécessaires pour réussir leur mission.

Il est important que vous trouviez un bon équilibre entre la confiance et le contrôle afin d’assurer un déroulement efficace des travaux confiés aux membres de l’équipe. Il est essentiel d’offrir une supervision adéquate, des outils appropriés, du feedback constructif et une approche empathique pour stimuler la motivation des employés et assurer un niveau élevé de satisfaction au travail.

Comment déléguer efficacement ? Les 20 choses que savent les meilleurs dirigeants et entrepreneurs !

En somme, déléguer efficacement est essentiel pour atteindre la réussite. En appliquant correctement les principes partagés dans ce blog post – tels que l’établissement de priorités et la prise en compte des compétences des membres de l’équipe – vous vous mettrez rapidement sur la bonne voie pour obtenir un résultat optimal. N’oubliez pas que le processus de délégation peut prendre du temps et de l’effort, mais que le résultat en vaut vraiment la peine. Alors, commencez à déléguer aujourd’hui et voyez comment cela peut améliorer votre leadership et votre productivité globale !

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