Télétravail : 7 Conseils pour bien le gérer en Entreprise
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Ces dernières années, et suite aux péripéties mondiales que l’on connait bien, le télétravail s’est clairement imposé comme une réalité incontournable pour de nombreuses entreprises. Cette nouvelle méthode de travail offre à la fois des avantages considérables et des défis uniques et nouveaux.
Si vous le pratiquez ou bien, si vous tentez de le mettre en place, vous avez sans doute déjà pu constater que la gestion du travail à distance demande bien plus qu’une simple petite transition technique, ou qu’une connexion et un ordinateur chez chaque membre de votre équipe.
Bien au contraire, elle nécessite une approche non seulement humaine, mais aussi, réfléchie et adaptée à vos équipes.
Trouver les bonnes pratiques pour que cette nouvelle organisation, cette nouvelle approche, soit véritablement efficace, n’est pas toujours si évident qu’il n’y parait. Entre la baisse de l’engagement de certains, des difficultés à maintenir une communication fluide, ou même des questionnements sur les différences éventuelles entre vos salariés en télétravail et ceux occupant leur poste de façon plus traditionnelle.
Vous n’êtes pas seul. Rassurez-vous !
Ces défis sont bien courants aujourd’hui, et peuvent, soyez sans craint être surmontés. Il suffit pour cela de disposer des bons outils et d’une approche stratégique.
Dans cet article, nous allons explorer des conseils pratiques et peu conventionnels pour vous aider à tirer le meilleur du télétravail. Ces conseils, issus de notre expertise en gestion d’entreprise, vous offriront des pistes pour améliorer votre productivité, renforcer la cohésion d’équipe, et assurer un environnement de travail équilibré et sécurisé pour tous vos collaborateurs.
- Consultez tous vos partenaires sociaux
- Le télétravail doit rester volontaire
- Formalisez la mise en place du Télétravail
- Mettez en place des outils de communication efficaces
- Préservez l’égalité entre télétravailleurs et salariés sur site
- Protégez les données de votre entreprise
- Établissez des objectifs clairs et mesurables
1. Consultez tous vos partenaires sociaux
Vous vous en doutez, la mise en place du télétravail ne se résume pas à équiper vos employés d’un ordinateur portable et d’une connexion internet. Il s’agit avant tout de redéfinir la manière dont votre entreprise fonctionne, et cela nécessite une approche collective.
En tant que chef d’entreprise, à fortiori si vous comptez plus de 50 personnes, vous devez impliquer tous les partenaires sociaux dès le départ.
Pourquoi ?
Tout simplement, parce que ces discussions préliminaires sont nécessaires, vous permettront d’anticiper les défis potentiels et de mettre en place un cadre de travail à distance qui soit à la fois équilibré et accepté par tous.
Les syndicats, les représentants du personnel, et même les employés eux-mêmes ont tous des perspectives différentes sur ce que le télétravail implique. C’est justement là où tout doit être clair dès le début. Vous éviterez les tensions qui pourraient survenir si ces parties prenantes se sentaient exclues du processus décisionnel.
Ce que nous vous recommandons
Organisez des réunions régulières, et ce, même après la mise en place initiale, pour recueillir également des retours d’expérience. Cela montre que vous êtes attentif aux besoins de vos employés et prêt à ajuster vos pratiques si nécessaire, pour améliorer leur bien-être et leur productivité. Par exemple, un simple ajustement des horaires de réunions virtuelles, basé sur les retours des télétravailleurs, peut considérablement améliorer leur satisfaction et leur engagement.
2. Le télétravail doit rester volontaire
L’un des pièges, largement courants, du télétravail est de le rendre obligatoire pour tous, ce qui peut aisément créer des tensions et nuire, dans le même temps, à la motivation des employés et autres collaborateurs.
Le télétravail doit rester une option volontaire, que vous proposez et mettez à disposition, permettant à chaque employé de choisir le mode de travail qui lui convient le mieux. Bien entendu, cela ne signifie pas que vous deviez abandonner l’idée de toute forme de télétravail. Il serait dommage, en effet, de vous priver des nombreux avantages qui en découlent. Cela signifie plutôt que vous devez offrir cette possibilité de manière la plus flexible et respectueuse possible, prenant en considération les préférences individuelles de chacun et chacune.
Le télétravail, s’il est optionnel, donne aux membres de votre équipe la liberté de décider en fonction de leurs préférences personnelles et de leur situation professionnelle. Tous les métiers ne prêtent évidemment pas au télétravail.
Certains peuvent trouver que le travail à domicile améliore leur concentration et leur équilibre travail-vie personnelle, tandis que d’autres peuvent préférer l’environnement du bureau, les interactions sociales qui l’accompagnent et le soutien immédiat.
Ce que nous vous recommandons :
La possibilité de télétravailler doit clairement être communiquée comme une option et non pas comme une obligation. C’est un point qui pourra sembler logique pour certains, toutefois il est important d’y accorder une importance toute particulière. Ainsi, lors de la mise en place du télétravail, offrez des choix personnalisés et adaptés aux différentes personnes qui composent votre équipe.
3. Formalisez la mise en place du Télétravail
Si vous souhaitez garantir une transition fluide vers le télétravail, pour ceux qui y sont volontaires, il est essentiel de formaliser cette pratique. Ne laissez rien au hasard. Mettez par écrit les conditions, les attentes et les responsabilités associées au télétravail.
Définissez des accords clairs :
Détaillés et spécifiques, les accords sur les conditions de télétravail doivent être clairs pour tous. Si tel est le cas, ils seront des piliers solides favorisant le bon fonctionnement de cette nouvelle organisation : les horaires, les objectifs, et également, les modalités de communication. Pensez à préciser les heures pendant lesquelles les employés doivent être disponibles en ligne, ainsi que les objectifs qui doivent être atteints, par quels indicateurs seront-ils quantifiés et vérifiés ?
Cela permet, dès la mise en route du télétravail, d’éviter les malentendus et de clarifier ce qui est attendu de chacun.
Établissez des protocoles et des attentes :
Pensez aux protocoles pour la gestion et l’évaluation des performances des télétravailleurs. Définissez les règles concernant la gestion du temps, la disponibilité pour les réunions virtuelles, et les délais de livraison des tâches. Ces protocoles, clairs et précis, doivent aider à maintenir une productivité élevée, même supérieure que lors de l’organisation traditionnelle, et à assurer que les collaborateurs restent engagés et alignés avec les objectifs, la vision, de l’entreprise.
Ce que nous vous recommandons :
Une politique de télétravail complète, pensée et élaborée avec soin, facilement accessible par tous, sera une des pierres angulaires de la réussite de ce nouveau process interne. Lorsque vous l’amorcez, faites une ou des réunions pour expliquer ces nouvelles règles particulières et pour répondre à toutes les questions. Assurez-vous que chacun à bien compris et intégré les lignes de conduites édictées. Cette clarté aidera à gérer les attentes de chacun, s’assurer de la bonne compréhension, mais aussi, à créer un environnement de travail structuré et efficace, que ce soit à distance ou au bureau.
4. Mettez en place des outils de communication efficaces
La communication ! Pour ceux qui nous lisent régulièrement, vous savez combien nous avons déjà appuyé sur les sujets de communication intra-entreprise.
Sans surprise, ici aussi, elle est au cœur du télétravail réussi. Sans une stratégie de communication solide, vos équipes peuvent se sentir déconnectées, ce qui peut nuire, bien plus vite qu’il n’y parait, à la collaboration et à la productivité.
Pour que le télétravail soit mis en place et fonctionne de manière optimale, il est primordial de mettre en place des outils de communication fiables, adaptés et efficaces.
Investir dans des plateformes qui permettent vos échanges en temps réel, comme des applications de messagerie instantanée et des outils de visioconférence, ne seront pas vains. Elles sont idéales pour maintenir un contact constant et faciliter le travail en équipe, presque comme s’il n’y avait pas de distance.
Pour que tout fonctionne à merveille, il est également essentiel de structurer les réunions virtuelles. Il est préférable qu’elles soient régulières pour discuter des projets en cours, résoudre les problèmes, et aussi, il ne faudrait pas l’oublier, renforcer la cohésion de l’équipe.
Assurez-vous que les outils que vous utilisez permettent non seulement de communiquer, bien entendu, mais aussi de collaborer, c’est-à-dire de partager facilement des documents et des informations en temps réel.
Ce que nous vous recommandons :
Choisir les bons outils de communication et de collaboration qui répondent aux besoins spécifiques de votre équipe est un fait. Pensez également à prendre le temps nécessaire de former vos équipes, de leur laisser un temps d’adaptation pour acquérir les nouveaux bons réflexes en termes de communication, d’utilisation optimale de ces technologies, pour tous puissent en tirer le meilleur.
5. Préservez l’égalité entre télétravailleurs et salariés sur site
Lorsque vous introduisez le télétravail, vous devez être particulièrement vigilant et veiller à ce que tous les employés, qu’ils travaillent à distance ou sur place, bénéficient tous des mêmes opportunités et des conditions de travail.
Cette égalité est essentielle pour maintenir une atmosphère de travail juste, motivante et à l’origine d’une bonne cohésion d’équipe.
Les télétravailleurs doivent avoir accès aux mêmes ressources et mêmes opportunités que leurs collègues en présentiel.
Par exemple, l’accès aux informations importantes, aux opportunités de formation, et autres possibilités de progression professionnelle, doivent être transmise équitablement. Il est également de votre devoir de garantir que les télétravailleurs ne sont pas désavantagés dans les processus d’évaluation et de reconnaissance par l’entreprise.
Ce que nous vous recommandons :
Des politiques claires qui garantissent que les télétravailleurs reçoivent, tous, le même traitement que les employés sur site, doivent être élaborées et mise en place dès le départ. Vous pouvez organiser des réunions régulières où tous les membres de l’équipe, qu’ils soient en télétravail ou non, peuvent partager leurs idées et recevoir des mises à jour de la part de l’entreprise. Assurez-vous que les opportunités de développement professionnel sont accessibles à tous, que les informations à ce sujet sont diffusées de façon homogène pour l’ensemble de l’équipe et que les réussites des télétravailleurs sont reconnues de manière équitable.
Ainsi, vous favorisez une culture d’entreprise inclusive et équitable, ce qui contribue aisément à la motivation et à la satisfaction de tous les membres de votre équipe.
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