Assistante administrative pour architectes : le pôle administratif de votre agence
Une assistante administrative pour architectes prend en charge l'administratif de votre agence : dossiers de permis, candidatures aux appels d'offres, comptes rendus de chantier, honoraires par phase. Chez Ava Collab, c'est une vraie personne dédiée, basée en France pour ces dossiers (à partir de 33 €/h) ou à Madagascar pour l'exécution (9 à 12 €/h). Vous validez et signez.
Votre métier, c'est le projet. Pas le dossier.
Dans une agence d'architecture, l'administratif ne s'arrête jamais : un permis à compléter, une candidature à déposer avant vendredi, des comptes rendus de chantier à diffuser, une note d'honoraires à émettre à la fin de l'APD. Ces tâches sont indispensables, mais elles prennent le temps de la conception et du suivi des projets.
Avec Ava Collab, vous constituez un pôle administratif sans recruter. Votre assistante est une Ava : une vraie personne dédiée, sélectionnée pour votre agence, pas un logiciel ni une plateforme de freelances. Elle travaille dans vos outils, sur un volume d'heures réservé chaque mois.
Deux profils, selon le poids de vos dossiers
Les tâches d'exécution et les dossiers qui demandent de connaître le métier n'appellent pas le même profil. Vous choisissez l'un, l'autre, ou les deux.
| Assistante basée à Madagascar | Assistante de direction basée en France | |
|---|---|---|
| Rôle | Tâches secondaires et d'exécution | Assistante de direction polyvalente, qui gère les dossiers administratifs lourds du métier |
| Tâches types | Saisie, mise en forme des pièces, classement, mise à jour des tableaux de suivi, relances simples | Permis et autorisations, candidatures et appels d'offres, suivi administratif de chantier, honoraires par phase, assurances, relation avec les maîtres d'ouvrage et les entreprises |
| Tarif | 9 à 12 €/h selon le volume et l'engagement | À partir de 33 €/h |
| Démarrage | À partir de 20 h par mois | À partir de 20 h par mois |
| Encadrement | Consultant en délégation et Référente Ava | Consultant en délégation et Référente Ava |
En France : une assistante de direction pour les dossiers lourds
Permis et autorisations
- Assemblage des dossiers de permis de construire et de déclaration préalable
- Contrôle des pièces demandées par le formulaire
- Suivi des délais d'instruction et des pièces complémentaires
- Préparation des déclarations d'ouverture et d'achèvement de chantier, pour signature
Appels d'offres et candidatures
- Veille des avis de marchés publics
- Téléchargement et classement des DCE
- Dossiers de candidature : formulaires, attestations, références
- Mise en forme du mémoire technique à partir de vos contenus
Suivi administratif de chantier
- Mise en forme et diffusion des comptes rendus de chantier
- Planning des réunions et convocations
- Collecte des attestations d'assurance des entreprises
- Suivi des situations de travaux et des avenants, pour votre visa
Honoraires et facturation
- Notes d'honoraires par phase, de l'ESQ à l'AOR
- Dépôt des factures sur Chorus Pro pour les clients publics, après votre validation
- Suivi des règlements et relance des impayés
- Tableau d'avancement des honoraires par affaire
Assurances et agence
- Suivi de vos attestations d'assurance professionnelle
- Préparation de la déclaration annuelle d'activité à votre assureur
- Mise à jour des pièces administratives de l'agence
- Préparation des pièces pour votre expert-comptable
Relation avec vos interlocuteurs
- Correspondance avec les maîtres d'ouvrage
- Échanges avec les entreprises et les bureaux d'études
- Tri de la boîte mail et des demandes entrantes
- Gestion de votre agenda
À Madagascar : les tâches d'exécution
Saisie et mise en forme
- Saisie de données
- Mise en forme des pièces écrites selon vos modèles
- Mise en page des dossiers et des présentations
- Préparation des tableaux de chiffres
Classement et suivi
- Classement et archivage numérique des documents
- Mise à jour des tableaux de suivi des affaires
- Mise à jour du tableau des honoraires
- Tenue des listes de diffusion des projets
Relances et organisation
- Relances simples des pièces manquantes
- Relance des devis et des impayés selon vos modèles
- Tri de la boîte mail
- Prise de rendez-vous
Nos assistantes à Madagascar sont francophones et rémunérées au-dessus des standards locaux, avec un paiement garanti. Le décalage horaire n'est que de 1 à 2 heures avec Paris : vos journées de travail se recouvrent.
Ce qui reste chez l'architecte
Votre assistante prépare, vous validez et vous signez. Les pièces qui engagent votre responsabilité restent entre vos mains : la demande de permis et les plans, le contrat de maîtrise d'œuvre, le mémoire technique et le prix d'une offre, les visas, les procès-verbaux de réception. Il en va de même pour les choix de conception et la relation avec vos plus gros clients.
La direction du travail reste chez vous. Ava Collab sélectionne votre assistante, la positionne dans votre agence et suit la mission.
Exemple : de la première tâche à 200 heures par mois
Un dirigeant à la tête de trois sociétés, dont une spécialisée dans le dépôt de permis, délègue aujourd'hui près de 200 heures par mois à des assistantes Ava Collab, réparties entre ses structures. Il forme chaque nouvelle assistante en une journée de formation, puis une journée de pratique.
C'est la méthode Ava Collab : sortir d'abord la tâche qui coûte le plus, former son assistante, puis ajouter des tâches et des profils à son rythme. D'autres dirigeants racontent leur parcours sur la page cas clients.
Comment fonctionne votre pôle administratif
- Audit gratuit de 30 minutes. Nous faisons le point sur vos dossiers en cours, la tâche à sortir en premier et le volume d'heures.
- Proposition sous 48 h ouvrées. Votre consultant en délégation vous présente un profil sélectionné pour votre agence. Moins de 8 % des candidats sont retenus.
- Démarrage en moins d'une semaine. Vous formez votre assistante avec la méthode des trois tours : ensemble, puis tout est vérifié, puis un cas sur trois.
- Double accompagnement. Un consultant en délégation de votre côté, votre interlocuteur unique. Une Référente Ava du côté de l'assistante, qui la supervise et veille à la qualité au quotidien.
- Remplacement sous 48 h. Si le profil ne convient pas ou s'absente, un nouveau candidat vous est proposé sous 48 h, sans frais.
- Un travail mesuré. TimeTracking en direct, alerte à 80 % du forfait consommé et point hebdomadaire de 15 minutes.
Le détail des étapes est sur la page comment ça marche. Pour savoir quelles tâches administratives sortir en premier, lisez notre guide sur la gestion administrative externalisée.
Prix d'une assistante administrative pour architecte
Nos tarifs sont publics : de 9 à 12 €/h à Madagascar et à partir de 33 €/h en France, selon le volume et l'engagement. Le tarif de 9 €/h correspond au forfait 160 h avec engagement 3 mois.
| Forfait | Madagascar, sans engagement | Madagascar, engagement 3 mois | France |
|---|---|---|---|
| Essentiel (40 h/mois) | 12 €/h, soit 480 €/mois | 10 €/h, soit 400 €/mois | À partir de 33 €/h |
| Croissance (80 h/mois) | 11 €/h, soit 880 €/mois | 9,5 €/h, soit 760 €/mois | |
| Scaling (160 h/mois) | 10 €/h, soit 1 600 €/mois | 9 €/h, soit 1 440 €/mois |
Tarifs en vigueur au 26/10/2026. L'engagement de 3 mois est une option qui ouvre le tarif dégressif. Démarrage possible à partir de 20 h par mois, dans les deux gammes.
Le forfait est mensuel et payé d'avance. Retrouvez le détail sur la page tarifs.
+200
entreprises accompagnées
+100 000
heures déléguées
94 %
de satisfaction client
+12 mois
de collaboration en moyenne
Données internes Ava Collab, septembre 2026.