Les mails s'accumulent, les factures attendent, l'agenda déborde : à un moment, tout dirigeant se pose la question. Faut-il recruter une assistante, ou confier ces tâches à l'extérieur ? Les deux options existent sous plusieurs formes, avec des coûts et des contraintes très différents. Voici d'abord le comparatif à poste équivalent, puis le détail de chaque solution.
Avant de choisir : deux questions à se poser
Combien d'heures par mois ? C'est le critère qui tranche le plus vite. 20 heures de tâches administratives par mois ne se gèrent pas comme un temps plein. Pour estimer le volume, partez de la liste des tâches à confier à une assistante.
Quel profil ? Deux métiers très différents se cachent derrière le mot « assistante » :
- Assistante administrative : agenda, mails, saisie, relances, classement.
- Assistante de direction : un profil polyvalent et autonome, qui gère l'agenda du dirigeant, coordonne, suit les clients et l'organisation.
Pour la définition du métier et ce qui le distingue d'un assistant IA, voir ce qu'est une assistante virtuelle.
Le comparatif : recruter ou passer par une agence, à poste équivalent
Une assistante administrative se compare à une assistante basée à Madagascar. Une assistante de direction se compare à une assistante expérimentée basée en France.
| Critère | Assistante administrative salariée | Assistante à Madagascar via une agence | Assistante de direction salariée | Assistante en France via une agence |
|---|---|---|---|---|
| Coût pour un temps plein (≈ 160 h) | ≈ 2 250 € par mois | 1 440 à 1 920 € par mois | ≈ 5 300 € par mois | 4 800 à 8 000 € par mois |
| Pour 40 h par mois | Impossible en principe (24 h par semaine minimum) | 400 à 480 € | Impossible en principe (24 h par semaine minimum) | 1 200 à 2 000 € |
| Délai pour démarrer | 2 à 4 mois de recrutement | Moins d'une semaine | 2 à 4 mois de recrutement | Moins d'une semaine |
| Recrutement | À votre charge | Fait par l'agence | À votre charge | Fait par l'agence |
| Congés et absences | Payés, sans remplaçante | Remplaçante proposée par l'agence | Payés, sans remplaçante | Remplaçante proposée par l'agence |
| Volume d'heures | Fixe | Ajustable chaque mois | Fixe | Ajustable chaque mois |
À temps plein, une agence à Madagascar coûte moins cher qu'une assistante administrative salariée, et une agence en France revient à peu près au prix d'une assistante de direction. Sous 24 heures par semaine, soit environ 104 heures par mois, seule l'externalisation est possible. Et dans tous les cas, l'agence prend en charge ce que l'employeur gère seul : le recrutement, les absences et le remplacement.
Pour aller plus loin, le comparatif secrétaire indépendante ou agence met aussi en regard la salariée en CDI, et la page assistante administrative détaille les missions qu'on peut lui confier.
Exemple : 40 heures par mois pour un gérant d'agence immobilière
Prenons un gérant d'agence immobilière qui passe environ 10 heures par semaine sur ses mails, son agenda, ses relances et la préparation des dossiers. Il veut déléguer ces 40 heures par mois. Voici ce que donne chaque option, en simulation à partir des chiffres de cet article.
- Embaucher à temps partiel : impossible à 40 heures. Le minimum légal de 24 heures par semaine l'oblige à payer environ 104 heures, soit environ 1 550 € par mois, pour des tâches qui en demandent 40. Et il doit d'abord recruter pendant 2 à 4 mois.
- Une indépendante en France : 800 à 1 600 € par mois, mais c'est à lui de la trouver, de l'encadrer et de gérer ses absences.
- Une agence en France : 1 200 à 2 000 € par mois, sans recrutement ni absence à gérer.
- Une agence à Madagascar : 400 à 480 € par mois, sans recrutement ni absence à gérer.
Avec une agence, son assistante démarre en moins d'une semaine et il récupère ses 10 heures hebdomadaires, au lieu d'attendre plusieurs mois de recrutement. Les tâches propres à ce métier sont détaillées dans l'article assistante virtuelle immobilier.
Solution 1 : recruter une salariée
En CDI à temps plein
Pour une assistante administrative en CDI, le calcul ci-dessous retient 2 000 € bruts par mois. Le détail du brut, du net et des cotisations est dans l'article sur le salaire d'une assistante administrative. Pour une assistante de direction, le salaire médian est d'environ 3 700 € bruts par mois selon Michael Page. Pour un profil confirmé, comptez autour de 3 000 € nets par mois.
Coût total pour l'employeur, calculé avec le simulateur officiel de l'Urssaf :
| Poste en CDI à temps plein | Salaire | Coût employeur mensuel |
|---|---|---|
| Assistante administrative | 2 000 € bruts, ≈ 1 560 € nets | ≈ 2 250 € |
| Assistante de direction | ≈ 3 800 € bruts, 3 000 € nets | ≈ 5 300 € |
Les plus : une personne intégrée à l'équipe, présente sur place, qui connaît l'entreprise en profondeur.
Les limites : un recrutement qui prend souvent 2 à 4 mois, une charge fixe chaque mois quelle que soit l'activité, des congés et absences payés sans remplaçante, un poste à équiper.
Et si l'embauche ne fonctionne pas ? Un départ au bout de quelques mois oblige à relancer tout le recrutement et à former une nouvelle personne. Pendant ce temps, les tâches reviennent sur le bureau du dirigeant.
À temps partiel
Le temps partiel semble la réponse naturelle à un besoin limité, mais il a un plancher : en principe, 24 heures par semaine minimum, soit environ 104 heures par mois, sauf accord de branche ou demande écrite de la salariée (article L3123-27 du Code du travail). À ce volume, l'Urssaf donne un coût employeur d'environ 1 550 € pour une assistante administrative et 3 650 € pour une assistante de direction, aux mêmes taux horaires.
En intérim, en CDD ou en alternance
Le CDD sert surtout à remplacer une absence ou à absorber un pic d'activité, et coûte plus cher qu'un CDI à durée égale (indemnité de fin de contrat). L'intérim, lui, est rare sur ce type de poste : une assistante doit connaître vos dossiers, vos clients et vos habitudes, ce qu'une mission courte permet difficilement. L'alternance coûte moins cher qu'un salaire classique, mais les aides de l'État à l'embauche d'alternants diminuent d'année en année, et une alternante demande du temps de formation et n'est présente qu'une partie de la semaine.
Solution 2 : externaliser
Une assistante indépendante basée en France
D'après les tarifs affichés sur Malt et les guides spécialisés comme Copeps, une assistante indépendante facture en général entre 20 et 40 € de l'heure, les profils les plus compétents se situant en haut de la fourchette.
Les plus : une relation directe, de la souplesse sur le volume.
Les limites : vous la sélectionnez et l'encadrez vous-même, et en cas d'absence ou de départ, tout est à recommencer. La comparaison complète est dans l'article assistante virtuelle freelance ou agence.
Une agence d'assistantes en France
D'après les grilles publiées par les agences françaises d'assistantes, comptez 30 à 50 € de l'heure environ. C'est l'option qui demande le moins de temps au dirigeant : l'agence sélectionne l'assistante, suit la qualité de son travail et la remplace en cas d'absence. Vous déléguez sans devenir employeur ni manager.
Les plus : rien à gérer côté recrutement, une remplaçante en cas d'absence, un interlocuteur qui suit la qualité, un volume d'heures qui suit votre activité.
Une assistante virtuelle basée à Madagascar
Madagascar est l'une des destinations francophones les plus courantes pour l'assistanat à distance. D'après les grilles des agences installées sur place, les tarifs y vont de 9 à 12 € de l'heure environ, selon l'expérience et le volume. Certaines agences, comme Ava Collab, publient leur grille complète.
Les plus : un coût deux à trois fois plus bas qu'en France, des assistantes francophones et diplômées, et seulement 1 à 2 heures de décalage avec la France, ce qui leur permet de travailler sur vos horaires.
Le conseil : choisissez une agence qui sélectionne, encadre et rémunère correctement ses assistantes.
Un secrétariat externalisé
Pour une permanence téléphonique ou quelques tâches ponctuelles, les forfaits publiés par les services de secrétariat externalisé vont de 300 à 1 200 € par mois environ. Adapté à un besoin précis et limité, moins à une vraie délégation du quotidien.
Indépendante ou agence : ce qui change vraiment
Le tarif horaire d'une indépendante peut sembler plus avantageux. Mais avec une agence, tout ce qui fait perdre du temps au dirigeant est pris en charge.
| Critère | Assistante indépendante | Assistante via une agence |
|---|---|---|
| Sélection | Vous triez les profils et menez les entretiens | L'agence présente une assistante déjà sélectionnée |
| Suivi du travail | Vous encadrez seul | Un référent suit la qualité au quotidien |
| Absence ou congés | Le travail s'arrête | Un nouveau profil est proposé |
| Départ de l'assistante | Tout est à recommencer | L'agence propose une nouvelle assistante |
| Continuité | Repose sur une seule personne | Assurée par une équipe |
| Tarif | 20 à 40 €/h en France | 30 à 50 €/h en France, 9 à 12 €/h à Madagascar |
Pour un dirigeant qui veut déléguer sans devenir manager, l'agence est presque toujours le choix le plus simple.
Comment choisir selon votre situation
- Moins de 20 heures par mois, tâches ponctuelles : une indépendante ou un secrétariat externalisé suffisent.
- 20 à 80 heures par mois de tâches administratives récurrentes : une assistante via une agence, à Madagascar pour le coût, en France pour la proximité.
- Un bras droit polyvalent, sans besoin de temps plein : une assistante expérimentée via une agence, pour la continuité en cas d'absence. Le rôle et le coût d'un bras droit du dirigeant sont détaillés à part.
- Un temps plein stable, avec présence au bureau : le recrutement en CDI reste souvent le meilleur choix.
- Une absence à couvrir quelques semaines : un CDD, ou une assistante externalisée le temps du remplacement.
Les questions à poser avant de signer avec un prestataire
- Y a-t-il des frais de dossier ou de mise en place ?
- Les heures non consommées sont-elles reportées ou perdues ?
- Quel est le préavis pour arrêter, et y a-t-il un engagement minimum ?
- Qui remplace l'assistante si elle est absente ou si elle ne convient pas, et en combien de temps ?
- Qui encadre le travail au quotidien ?
- Pour un tarif très bas, comment l'assistante est-elle rémunérée ?
Le vrai calcul
Comparer un tarif horaire à un salaire ne suffit pas. Le vrai calcul compte aussi le temps que vous passez à recruter, à former et à gérer les absences, et surtout les heures que vous récupérez. Une assistante se rentabilise quand ces heures repartent vers votre métier : vendre, suivre vos clients, développer l'entreprise.
Pour voir ce que cela change au quotidien, découvrez notre secrétariat externalisé. Pour chiffrer votre propre besoin, utilisez le simulateur de coût d'une assistante virtuelle.
Pourquoi les dirigeants choisissent Ava Collab
Le coût d'une assistante ne se résume pas à son tarif horaire : il comprend aussi le recrutement, les absences et le remplacement. Depuis plus de 6 ans, Ava Collab sélectionne des assistantes virtuelles francophones, basées à Madagascar ou en France, et prend ces sujets en charge :
- Une sélection exigeante : moins de 8 % des candidates sont retenues, après un test technique sur des cas réels.
- Un double accompagnement inclus : un consultant en délégation reste votre interlocuteur unique, et une Référente Ava suit la qualité du travail au quotidien.
- Un remplacement garanti sous 48 h, sans frais, si le profil ne convient pas ou s'absente.
- Un démarrage en moins d'une semaine, à partir de 20 heures par mois.
- Des tarifs publics : de 9 à 12 € de l'heure à Madagascar et à partir de 33 € de l'heure en France, avec ou sans engagement.
L'objectif n'est pas seulement de vous décharger de quelques tâches, mais de construire avec vous une équipe qui dure. Le détail des forfaits est sur nos tarifs, et ce que comprend le prix sur comment ça marche.
Déléguez vos tâches à faible valeur
Faites le point sur ce que vous pouvez confier à une assistante, et sur ce que cela vous rendrait comme temps.