Fiche de procédure : le modèle en 5 lignes pour déléguer une tâche

Vous voulez déléguer la facturation, mais vous n'avez jamais écrit comment vous la faites. Alors vous l'expliquez à l'oral, puis vous répondez aux mêmes questions la semaine suivante, et celle d'après. Chaque question coûte plus que le temps de la réponse : selon Gallup, il faut environ 23 minutes pour retrouver sa concentration après une interruption. La solution n'est pas un manuel complet, que personne n'a le temps d'écrire ni de relire. C'est une fiche de procédure courte, écrite une fois et corrigée au fil de l'eau. Voici le modèle en 5 lignes, un exemple rempli et la méthode pour le faire vivre.

Qui rédige et tient vos procédures

La première version d'une fiche de procédure est toujours écrite par celui qui connaît la tâche : vous. La vraie différence entre les solutions tient à la suite. Qui la complète, qui la tient à jour, et ce qu'elle devient quand la personne change.

Coût employeur calculé avec le simulateur de l'Urssaf pour une assistante administrative payée 2 000 € bruts par mois.

Dans tous les cas, la documentation de vos process vous appartient. Une agence sélectionne la personne et suit la mission, mais la direction du travail reste chez vous. C'est ce qui rend la fiche précieuse : elle reste dans l'entreprise quand la personne change.

Le modèle : la tâche en 5 lignes

Une fiche de procédure décrit une seule tâche récurrente, pour la personne qui l'exécute. Elle ne raconte pas l'histoire du process ni l'organigramme. Elle répond à cinq questions, dans cet ordre.

La ligne 4 est souvent oubliée, et c'est elle qui évite le plus d'allers-retours. Sans critère de bon résultat, la personne vous demande de vérifier à chaque fois. Avec un critère, elle vérifie seule.

Un exemple rempli : l'envoi des factures du mois

• Quoi : établir et envoyer les factures des missions du mois écoulé, une par client.
• Quand : le premier jour ouvré du mois, avant midi.
• Où sont les accès : le logiciel de facturation (accès dédié), le tableau de suivi des missions dans le dossier partagé « Facturation », la boîte mail de facturation. Les identifiants sont dans le gestionnaire de mots de passe.
• Bon résultat : une facture par client, un montant identique au tableau de suivi, le bon de commande joint quand le client l'exige, la ligne du tableau marquée « envoyée » avec la date.
• Qui appeler : vous, par message, seulement si un montant diffère du tableau ou si une mission n'a pas de prix. Le reste attend le prochain échange.

Le complément : 10 minutes d'enregistrement d'écran

Faites la tâche une fois en enregistrant votre écran, et commentez à voix haute ce que vous faites et pourquoi. Dix minutes suffisent pour une tâche courante. Vous n'avez pas à rédiger chaque clic, vous les montrez. La fiche dit quoi et à quel résultat arriver, la vidéo montre comment. Rangez-la dans le même dossier que la fiche, sous le même nom.

Exemple : documenter 3 tâches en une semaine

Prenons, à titre de simulation, le gérant d'un cabinet de conseil qui veut transmettre trois tâches : l'envoi des factures, la relance des impayés et le tri de la boîte mail. Hypothèses retenues : 20 minutes pour écrire chaque fiche, 10 minutes pour enregistrer l'écran, puis une semaine à noter les exceptions.

• Lundi : la fiche des factures et son enregistrement, soit 30 minutes.
• Mardi : la fiche des relances d'impayés, 30 minutes.
• Mercredi : la fiche du tri de la boîte mail, 30 minutes.
• Du jeudi au mercredi suivant : à chaque fois qu'il fait l'une des trois tâches, il note ce qui n'entre pas dans la fiche. « Sauf ce client, qui veut ses factures par courrier. » « Sauf le vendredi, où les mails de l'expert-comptable passent en premier. »

Au total, une heure et demie de travail réservé, plus quelques lignes ajoutées chaque jour. Le gain ne se compte pas en heures dans cette simulation, il se compte en questions évitées. Les questions qui revenaient chaque semaine trouvent leur réponse dans la fiche. Celles qui restent sont de vraies exceptions, et chacune ajoute une ligne. Ces exceptions notées pendant une semaine, ce sont elles, la vraie procédure.

Pour choisir les trois premières tâches, la liste des tâches à confier à une assistante donne des repères métier par métier.

Les autres formats en détail

La procédure rédigée complète

C'est le format des démarches qualité : objet, domaine d'application, responsabilités, étapes détaillées, documents associés, historique des versions.

Les plus : un document exhaustif, adapté aux tâches réglementées et aux audits, qui décrit aussi qui fait quoi entre plusieurs personnes.
Les limites : long à écrire, rarement relu, vite dépassé dans une TPE où la tâche change souvent. Pour une tâche simple, il retarde la délégation au lieu de la faciliter.

La vidéo seule

Les plus : rapide à produire, elle montre exactement les écrans et les clics.
Les limites : elle ne dit ni à quoi ressemble un bon résultat, ni qui appeler. Il faut la revoir en entier pour retrouver une information, et la refaire à chaque changement d'outil.

Un logiciel de documentation

Wiki interne, base de connaissances, outil de gestion de process : ces logiciels rangent les procédures au même endroit.

Les plus : tout est centralisé, partagé et facile à retrouver avec une recherche.
Les limites : l'outil ne rédige rien. Une base vide reste vide, et une base que personne ne tient à jour devient vite trompeuse.

La tâche en 5 lignes avec une assistante via une agence

Avec une agence, vous n'écrivez pas la fiche seul face à une page blanche. L'assistante la complète au fil des trois premiers tours. Certaines agences incluent cet accompagnement. Le déroulé est détaillé sur la page comment ça marche.

Les plus : une aide pour transmettre les premières tâches, une assistante déjà sélectionnée qui sait poser les bonnes questions, une référente qui veille à l'application des consignes, une fiche qui reste chez vous et une remplaçante qui démarre avec elle si la personne change.
Le conseil : choisissez une agence qui rémunère ses assistantes à Madagascar au-dessus des standards locaux et garantit leur paiement. Transmettez ensuite une seule tâche, avec sa fiche, avant d'en ajouter une deuxième. La première fiche vous apprend à écrire les suivantes.

Pour comprendre ce qu'une assistante virtuelle prend en charge, et en quoi elle diffère d'un outil, la page dédiée fait le point.

Faire vivre la procédure : les 3 tours et la semaine des exceptions

Une fiche de procédure n'est jamais juste du premier coup. Elle se corrige pendant la transmission, avec une méthode simple : la règle des trois tours.

1. Premier tour, ensemble : vous faites la tâche avec la fiche sous les yeux, la personne observe et note ce qui manque.
2. Deuxième tour, tout est vérifié : la personne fait la tâche, vous contrôlez chaque point. Chaque écart devient une ligne de la fiche.
3. Troisième tour, un cas sur trois : la personne fait seule, vous contrôlez un cas sur trois.

Après trois tours conformes, on arrête de vérifier. Annoncez la date de fin du contrôle dès le premier jour. La personne sait où elle va, et vous vous interdisez de tout revérifier sans fin. Ce réflexe de contrôle permanent a un coût, détaillé dans l'article sur les signes du micromanagement.

Pendant ces premiers tours, gardez la semaine des exceptions ouverte : « sauf ce client », « sauf en fin de mois », « sauf quand le montant dépasse tel seuil ». Puis réservez un court moment régulier pour relire la fiche avec la personne qui l'applique. Ce qui a été fait, ce qui a bloqué, ce qui change. Une fiche n'est jamais finie, elle est à jour.

Si c'est la peur de perdre la main qui vous retient d'écrire la première fiche, l'article sur les peurs qui empêchent de déléguer aide à les identifier.

Comment choisir selon votre situation

• Une seule tâche à transmettre : les 5 lignes et un enregistrement d'écran suffisent. Aucun outil à acheter, un dossier partagé fait l'affaire.
• Plusieurs tâches et une seule personne : une fiche par tâche, rangées au même endroit et nommées de la même façon. Commencez par la tâche la plus facile à transmettre, pas par la plus importante.
• Des tâches qui changent souvent : gardez la fiche courte et confiez sa mise à jour à la personne qui exécute, vous validez. Évitez la vidéo seule, qu'il faudrait refaire à chaque changement.
• Une équipe qui grandit : un logiciel de documentation devient utile, à condition de nommer qui le tient à jour. Pour une tâche réglementée ou soumise à un audit, passez à la procédure rédigée complète.

La fiche de procédure protège d'abord le dirigeant

On écrit une fiche de procédure pour déléguer. Mais son premier effet est ailleurs : elle rend l'entreprise moins dépendante d'une seule personne, à commencer par le dirigeant. Selon Fiducial, 13 % des dirigeants de TPE ne prennent aucun congé. Souvent parce que tout ce qui fait tourner l'entreprise n'existe que dans leur tête. Chaque fiche écrite, c'est une tâche qui peut continuer sans vous pendant une semaine de vacances, une maladie ou un rush commercial. Le dossier des fiches devient le vrai manuel de l'entreprise, écrit sans l'avoir prévu.

Pourquoi les dirigeants choisissent Ava Collab

Une fiche de procédure ne vaut que si quelqu'un l'applique, et si quelqu'un vous accompagne pour la transmettre. Avec plus de 6 ans d'activité, Ava Collab sélectionne des assistantes virtuelles francophones, basées à Madagascar ou en France, pour les dirigeants de TPE et de PME. Une Ava est une vraie personne dédiée, pas un logiciel ni un agent IA. Pour transmettre vos tâches, ce qui compte :

• Une sélection exigeante : moins de 8 % des candidats sont retenus, après un test technique sur des cas réels.
• Un double accompagnement inclus : un consultant en délégation reste votre interlocuteur unique et vous accompagne pour transmettre vos premières tâches, une Référente Ava suit la qualité du travail au quotidien.
• Un suivi transparent : le TimeTracking en direct, une alerte à 80 % du forfait consommé et un point mensuel avec votre consultant en délégation.
• Un remplacement sous 48 h, sans frais, si le profil ne convient pas ou s'absente.
• Un démarrage en moins d'une semaine, à partir de 20 heures par mois.
• Des tarifs publics : de 9 à 12 € de l'heure à Madagascar et à partir de 33 € de l'heure en France, avec ou sans engagement.

Données internes Ava Collab, septembre 2026. Le budget selon le volume d'heures est sur nos tarifs, et la transmission de vos premières tâches, étape par étape, sur comment ça marche.

Est-ce que je peux déléguer les tâches de mes fiches de procédure à Ava Collab ?

Oui. Pendant l'audit gratuit de 30 minutes, un consultant en délégation relit avec vous votre première fiche et choisit la tâche à transmettre. Votre assistante l'applique dans vos outils, ajoute les exceptions rencontrées, et vous validez chaque modification. Ce qui engage votre nom reste chez vous.

Vous ne répondez plus aux mêmes questions chaque semaine, et la tâche continue pendant vos vacances. Pour voir comment cela s'organiserait chez vous, réservez l'audit gratuit de 30 minutes.