Matrice d'Eisenhower : trier ses tâches de dirigeant et savoir quoi déléguer

Un client qui appelle, un devis à renvoyer avant midi, trente e-mails non lus, et la stratégie de l'année qui attend toujours « quand ça se calmera ». Selon EBP, les dirigeants passent 8 heures par semaine sur l'administratif, et ces heures se présentent presque toujours comme urgentes. La matrice d'Eisenhower aide à sortir de ce piège en associant à chaque tâche une action : la faire, la planifier, la déléguer ou la supprimer. Reste une question que la méthode ne tranche pas, surtout quand on dirige seul : déléguer, mais à qui ? Voici la matrice, un exemple de semaine et les réponses possibles.

La matrice d'Eisenhower en 4 cases

La méthode porte le nom de Dwight Eisenhower, président des États-Unis, à qui l'on attribue cette distinction entre l'urgent et l'important. Le principe tient en deux définitions. Une tâche est urgente quand elle a une échéance proche ou que quelqu'un attend une réponse. Elle est importante quand elle fait avancer tes objectifs (clients, chiffre d'affaires, équipe, avenir de l'entreprise) ou qu'elle demande ton jugement. En croisant les deux critères, on obtient quatre cases.

Quand les cases 1 et 3 remplissent la semaine, la case 2 attend. La matrice rend ce déséquilibre visible. Elle ne dit pas comment vider la case 3 quand personne n'est là pour la prendre.

Qui peut prendre la case « à déléguer »

Le tableau compare les solutions pour un même besoin : sortir de ta semaine les tâches urgentes qui n'ont pas besoin de toi, comme les mails, les rendez-vous, les relances et la facturation.

Une salariée à temps plein coûte environ 2 250 € par mois à l'employeur, pour une assistante administrative payée 2 000 € bruts, selon le simulateur de l'Urssaf.

Un outil d'automatisation n'apparaît pas dans ce tableau : il se combine avec l'une de ces solutions, sans les remplacer.

Urgent ou important : comment classer une tâche

Le classement se fait en deux questions, dans cet ordre.

1. Cette tâche fait-elle avancer mes objectifs, ou demande-t-elle mon jugement ? Si la réponse est non, elle n'est pas importante, même si elle est pressante.
2. Que se passe-t-il si elle attend demain ? Si rien de grave n'arrive, elle n'est pas urgente, même si quelqu'un la réclame.

Le piège le plus courant, c'est l'urgent des autres. Un mail qui demande une réponse rapide, un appel, une notification : chacun se présente comme urgent, et chacun interrompt. Selon Gallup, il faut environ 23 minutes pour retrouver sa concentration après une interruption. Une journée hachée par l'urgent des autres ne laisse aucun bloc pour la case 2.

Le deuxième piège, c'est de tout ranger en « urgent et important ». Pour trancher, sépare dans chaque tâche le jugement de l'exécution. Ce qui engage ton nom, la relation avec tes trois plus gros clients, ce que tu es en train d'inventer et la lecture de tes chiffres restent chez toi. Le reste est de l'exécution, et l'exécution peut partir. Prends une proposition commerciale à rendre demain : le prix et l'argumentaire sont à toi, la mise en forme, l'envoi et la relance ne le sont pas.

Le repère : dans la case 3, « pas important » ne veut pas dire inutile. La facture doit partir et le rendez-vous doit être calé. Cela veut dire que la tâche n'a pas besoin de toi pour être bien faite.

Exemple : la semaine d'un gérant de cabinet de conseil passée à la matrice

Prenons, à titre de simulation, le gérant d'un cabinet de conseil qui travaille seul. Il note toutes ses tâches pendant une semaine, puis les range dans les quatre cases.

• Case 1, faire : rendre une proposition à un prospect, régler un désaccord avec un gros client, valider un paiement fournisseur important.
• Case 2, planifier : préparer la nouvelle offre, relancer son réseau, lire ses chiffres du mois, réfléchir à une première embauche.
• Case 3, déléguer : trier la boîte mail, caler les rendez-vous, envoyer les factures, relancer les devis et les impayés, tenir à jour le suivi des clients, mettre en forme les propositions.
• Case 4, supprimer : un tableau mis à jour par habitude, deux newsletters qu'il ne lit plus, la copie systématique de ses mails à l'expert-comptable.

Hypothèse retenue : la case 3 représente environ 2 heures par jour, soit 40 heures par mois. Pour les sortir de sa semaine :

• Continuer seul : ces 40 heures restent prises sur la case 2, ou sur les soirées.
• Une salariée : un poste entier d'assistante administrative, après un recrutement complet, pour un besoin réel bien inférieur à un temps plein.
• Une indépendante en France : à trouver et à encadrer lui-même, et la case 3 lui revient pendant ses absences.
• Une assistante via une agence, en France ou à Madagascar : les 40 heures sont prises en charge, sans recrutement ni absence à gérer.

Ces 40 heures ne valent quelque chose que si elles partent dans la case 2. Le gérant les bloque donc dans son agenda avant même que la première tâche soit transmise.

Les solutions pour vider la case « à déléguer »

Tout faire soi-même, en regroupant

Il s'agit de traiter la case 3 sur deux créneaux fixes par jour, au lieu de la traiter au fil de l'eau.

Les plus : aucun coût, et moins d'interruptions dans la journée.
Les limites : les heures restent les tiennes. La case 2 n'y gagne presque rien, et tout s'accumule pendant tes congés.

Un outil d'automatisation

Les plus : ce qui suit toujours la même règle (rappels, prise de rendez-vous en ligne, tri automatique des mails) disparaît de ta semaine.
Les limites : il faut le paramétrer et le surveiller, et l'outil ne traite pas l'imprévu, qui est justement la nature de l'urgent.

Une salariée

Les plus : une personne présente, qui connaît l'entreprise en profondeur.
Les limites : un recrutement long, un poste à financer même quand la case 3 ne représente que quelques heures par semaine, et des absences sans remplaçante.

Une indépendante en France

Une assistante indépendante facture à l'heure, à un taux qui varie selon son expérience et ses compétences.

Les plus : une relation directe, de la souplesse sur le volume.
Les limites : tu la trouves, vérifies son niveau et l'encadres seul. Si elle s'absente ou arrête, la case 3 te revient.

Une assistante via une agence (France ou Madagascar)

Tu fixes les règles (ce qu'elle traite seule, ce qui te remonte), elle prend la case 3 chaque jour.

Selon ton besoin, ce sera une assistante virtuelle dédiée, qui prend un périmètre large, ou un secrétariat externalisé centré sur les mails, l'agenda et les relances. Le périmètre type d'une assistante administrative recoupe presque toute la case 3.

À Madagascar, les assistantes sont francophones et le décalage n'est que de 1 à 2 heures avec la France : les mails du matin peuvent être triés quand tu ouvres ta messagerie.

Les plus : une assistante déjà sélectionnée, un suivi par une référente, une remplaçante en cas d'absence, une case 3 qui continue d'être traitée pendant tes congés, et un volume d'heures qui suit ton activité.
Le conseil : transmets d'abord la tâche la plus facile, pas la plus importante, avec une fiche de procédure en 5 lignes. Et choisis une agence qui rémunère ses assistantes à Madagascar au-dessus des standards locaux et garantit leur paiement.

Les 3 autres cases : faire, planifier, supprimer

Case 1 : faire, mais seulement le jugement

La case 1 se traite tout de suite, et par toi. Regarde pourtant chaque tâche de près, car une partie relève de l'exécution. Garde la décision, l'appel au client, la validation. Confie la préparation, la mise en forme, l'envoi et le suivi. Une case 1 qui déborde chaque semaine est souvent le signe que la case 2 a été négligée : les urgences d'aujourd'hui sont fréquemment les tâches importantes qu'on n'a pas planifiées hier.

Case 2 : planifier, et protéger le créneau

C'est la case qui fait avancer l'entreprise, et celle qui disparaît en premier. Donne-lui un créneau fixe dans ton agenda, comme à un rendez-vous client, avec une tâche précise pour chaque créneau : préparer l'offre, appeler trois anciens clients, lire tes chiffres du mois. Un créneau sans objet est vite repris par l'urgent.

Case 4 : supprimer sans regret

Avant de déléguer, supprime. Un rapport que personne ne consulte, un tableau tenu par habitude, une newsletter jamais ouverte : déléguer ces tâches reviendrait à payer quelqu'un pour un travail inutile. Pour repérer ce qui encombre vraiment ta semaine, l'article sur les tâches chronophages détaille comment les reconnaître et s'en libérer.

Comment choisir selon ta situation

• *Tu travailles seul : c'est le cas le plus courant, puisque 73 % des microentreprises françaises n'ont aucun salarié selon l'INSEE. Sans personne en face, la case 3 retombe sur toi. Commence par une seule tâche, confiée à une assistante via une agence ou à une indépendante.
• La case 3 tient en quelques heures par semaine : regroupe-la sur deux créneaux et automatise ce qui suit une règle fixe. Si ces créneaux sautent deux semaines de suite, délègue.
• La case 3 dépasse 2 heures par jour : ce volume se confie à une assistante via une agence, à Madagascar ou en France, selon ton budget et ta façon de travailler.
• *Tu as déjà une petite équipe : passe la matrice avec chacun. Ce qui encombre ta case 3 relève souvent du cœur de métier d'un collaborateur. Répartis avant de chercher une aide extérieure.
• *Tu ne sais pas quoi mettre dans la case 3 : la liste des tâches à confier à une assistante donne des repères métier par métier.

La matrice d'Eisenhower sert d'abord la case 2

On présente souvent la matrice comme un outil pour mieux remplir ses journées. Son vrai usage est inverse : décider ce que tu ne feras plus, pour que la case 2 existe. C'est la seule case qu'aucune urgence ne vient réclamer, et la seule qui prépare la suite : la nouvelle offre, le client qu'on va chercher, la première embauche, les vacances. Selon Fiducial, 13 % des dirigeants de TPE ne prennent aucun congé. Ce n'est pas un défaut d'organisation de l'agenda. C'est une case 3 que personne d'autre ne prend. Vide-la, et la case 2 trouve enfin sa place.

Pourquoi les dirigeants choisissent Ava Collab

Une matrice ne change rien tant que la case « à déléguer » n'a personne en face. Depuis plus de 6 ans, Ava Collab sélectionne des assistantes virtuelles francophones, basées à Madagascar ou en France, pour les dirigeants de TPE et de PME. Une Ava est une vraie personne dédiée, pas un logiciel ni un agent IA. Pour prendre ta case 3, ce qui compte :

• Une sélection exigeante : moins de 8 % des candidats sont retenus, après un test technique sur des cas réels.
• Un double accompagnement inclus : un consultant en délégation reste ton interlocuteur unique, et une Référente Ava suit la qualité du travail au quotidien.
• Un suivi transparent : le TimeTracking en direct, une alerte à 80 % du forfait consommé et un point mensuel avec ton consultant en délégation.
• Un remplacement sous 48 h, sans frais, si le profil ne convient pas ou s'absente.
• Un démarrage en moins d'une semaine, à partir de 20 heures par mois.
• Des tarifs publics : à partir de 9 € de l'heure à Madagascar et à partir de 30 € de l'heure en France, avec ou sans engagement.

Données internes Ava Collab. Le budget selon le volume d'heures est sur nos tarifs, et la transmission de ta première tâche, étape par étape, sur comment ça marche.

Est-ce que je peux déléguer ma case « urgent mais pas important » à Ava Collab ?

Oui. Apporte ta matrice à l'audit gratuit de 30 minutes : un consultant en délégation reprend avec toi la case « urgent mais pas important », choisit la tâche à transmettre en premier et note tes règles. Ton assistante travaille ensuite dans tes outils, à partir de tes consignes, et d'autres tâches s'ajoutent une fois la première rodée. Les cases 1 et 2 restent les tiennes.

Les urgences des autres ne mangent plus tes journées, et le temps libéré revient à la case 2, celle qui fait avancer l'entreprise. Pour voir comment cela s'organiserait chez toi, réserve ton audit.